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コロナ禍で再注目されるフリーアドレスとは？導入ポイントや導入事例から成功方法を探る
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働き方改革が進む中で、注目された新しいワークスタイルである「フリーアドレス」。
導入企業では、「結局定着しなかった…」などの声もありました。しかし、コロナ禍により、テレワークと出社を組み合わせたハイブリット出社が増えるなかで、オフィス縮小などでフリーアドレスは再注目されています。
今回は、フリーアドレスのメリット・デメリット、導入のコツ、コロナ禍で導入した企業事例などをご紹介します。
目次
フリーアドレスとは？
フリーアドレスとは、固定席ではなく、その日の業務内容や気分に合わせて好きな席を選んで仕事をするというワークスタイルです。
「 Free（自由）＋address（所在）」という言葉どおり、社内の席であれば、自由に座れることが基本ルールです。
1987年に清水建設技術研究所が初めて導入し、働き方改革を受けてますます注目を集めるようになっています。また、最近では、新型コロナウイルス感染拡大への対策として、テレワーク導入により、オフィス縮小や流動的な出社率などが影響し、フリーアドレスを導入する企業が増えています。
フリーアドレスを導入する6つのメリット
部署を超えたコミュニケーションが活発化
固定席だと、部署やチームごとに島をつくることが一般的ですが、フリーアドレスでは近くに座った普段接しないメンバーと交流する機会ができ、そこから新しいアイデアが生まれるなど、コラボレーションの可能性が広がります。
スペースを無駄なく活用できる
フリーアドレスでは、全従業員分の固定席を用意する必要がありません。出社率に合わせた座席数を用意すればよいためです。そのため、オフィスのデッドスペースを有効活用できるできます。
作業スペースとしてより広く使えるようになったり、休憩スポットや交流の場として活用することもできます。
整理整頓された空間を保てる
固定席では、自分しか使わないために不要な資料や私物などを置きっぱなしにしてしまいがちです。しかし、フリーアドレスでは、帰社時に荷物を片付ける必要があるために、机に物がない状態を維持できます。また、「全員が使う」という前提で運用することで周辺の片付けや整理整頓も進みます。
個人の荷物はロッカーなどを用意することで、最小限に抑えることにも繋がります。
部署異動の負担が減る
部署異動や人員の増減があっても、大量の荷物を抱えて引っ越しする必要がありません。オフィスのレイアウトを変更する必要もないので、スムーズに業務に集中できる環境が築けます。
ソーシャルディスタンスの確保
特定部署の出社率が高くなっても、フリーアドレスならソーシャルディスタンスの確保が容易になります。従業員が安心して働ける環境をつくり出すにも、フリーアドレスは大いに役立ちそうです。
フリーアドレスのデメリットと解決策
オフィス内でメンバーがすぐに見つからない
フリーアドレスでは、「誰がどこに座っっているかわかりにくい」という悩みが起きがちです。すると、同じ部署で固まって座ったり、いつも同じ場所に座ってしまうということも。
フリーアドレスのメリットを享受するには、誰がどこに座ってるを明確にする仕組みをフリーアドレスと同時に整備しなければなりません。
解決策としては、
・配置されたテーブルや座席に番号をふるなど、所在を聞かれた際に具体的に答えられるしくみをつくっておく、オフィス内を管理する
・『OFFICE DARTS cloud』を導入するなどして、在籍／所在管理システムを構築する
などが挙げられます。
書類の保管や郵便物の配布が難しくなる
整理整頓はできるものの、部署ごとの書類保管や郵便物の配布をどのようにするか、ルールを設定しなくてはならなくなります。例えば、以下のルールを導入企業では設定しています。
・不要な書類をこまめに廃棄する
・書類の電子化／共有を徹底する
・紙で保管が必要なものは、専用の保管場所をつくる
・個人ロッカーに郵便物をいれる
・出入り口付近に郵便物専用棚を設置する
集中しにくい場合がある
フリーアドレスになるとオープンな空間がスタンダードになります。しかし、それがかえって集中力を妨げてしまうことも。
集中できないために業務に支障が出てしまうことが考えられるために、集中できる個室ブースのスペースなどを作る企業も多くあります。
コミュニケーションが希薄になる
部署内のメンバーと顔を合わせる機会が減るため、進捗や業務内容のフォローなどがうまく機能しなくなり、業務上のトラブルやミスに気づくのが遅れてしまうという状況に陥りがちです。
また、人によっては「どこに座ればよいのか毎回悩む」「自分の居場所がなくなってしまった」などと感じてしまうことも。しかもそうした精神状態は、顔を合わせない限り同僚や上司からも気づかれにくいといえます。
そこで以下のような対策を行うとよいでしょう。
・短時間でよいのでオンラインミーティングの回数を増やす
・管理職の人が積極的に声をかけ、帰属意識を保つ
・1 on 1ミーティングを定期的に行う
・メール、チャット、電話などのコミュニケーションツールを活用する
席が固定化する
「どこに座ってもいい」と言われても、いつも同じ席に座ったり、結局同じ部署で固まってしまうことも。業務内容によってはそのほうがはかどる場合もありますが、それが常態化してしまうと、本来得られるべき「フリーアドレスの多様なメリット」が半減することに。
導入初期にあえてルールを設定することで、フリーアドレスの良さが根付くように工夫しましょう。
・単なる「自由席」ではなくコミュニケーションを高めるための運用ルールを明確にする
・使いやすい「機能別スペース」などを設ける
・くじ引きで週ごとにエリアを変えるなど、自動的に座る場所が変わるしくみをつくる
フリーアドレスを導入しやすい・しにくい企業
フリーアドレスを導入しやすい企業業種
フリーアドレスを導入する前提条件として、「ペーパーレス化を進められること」「固定電話を使う必要がないこと」などが挙げられます。こういった条件がスムーズに整う企業はフリーアドレスを導入しやすいといえます。
フリーアドレス導入に向いている一例
・デジタルデータを扱う通信業、情報サービス業などIT系の業種
・社内の在籍率が低い営業職やコンサルタント職
・部署を超えたコミュニケーションが活性化することで新しいアイデアや価値を創出できるクリエイティブ職
フリーアドレスを導入しにくい企業
専門的な情報を扱う少人数の部署や、高いセキュリティが必須の重要データを扱う職種などは従来の固定席のほうが適しています。また、業務で使う道具が多い業種もフリーアドレス化は難しいといえます。
フリーアドレス導入に向かない一例
・個人情報や機密情報など、持ち出しや共有が厳禁の金融業
・専門的かつ重要なデータを取り扱う経理・管理職
・デスクトップパソコンが必須で、移動すると効率が悪くなる業種
フリーアドレス導入の流れ
1．導入目的や期待できる効果を共有する
フリーアドレス化を進めるためには従来のしくみを大きく変えることになり、多くの人力や時間、経費などがかかります。
まずは、導入に向けて尽力することになる担当部署のメンバー間で「なぜ導入するのか」「自分たちの職場にとってどういう効果があるのか」などをしっかりと共有し、明確なゴールイメージと高い推進力をキープすることが大切です。
さらに、いざ導入するという段階になったら、全従業員にもその目的と効果を十分に伝えましょう。中には「今のやり方でいいのに、わざわざ変更するなんて面倒だ」と感じている人もいるはずです。ときには社長自らがその意図を語るなどして周知を徹底し、従業員のやる気と本気度を高めていきましょう。
2．オフィスの在席率を把握する
フリーアドレスになったときにどの程度のスペースと座席が必要かを判断するため、事前に「在席率」を把握する必要があります。
現在用意されている机が実際どの程度埋まっているかを、各部署やチームで時間ごとに週単位・月単位などで洗い出し、オフィス全体の在席率がどうなっているかをできるだけ正確に見ていきましょう。
適切な机・椅子の数を算出し、使いやすい空間をつくり出すことが、快適なフリーアドレスの実現に向けた第一歩といえます。
3．オフィスのレイアウト設計を行う
必要な座席数が把握できたら、レイアウトを検討します。
デスクが画一的に並んでいた従来の空間から自由度の高いレイアウトへと変えることで、コミュニケーションを円滑化させ、スペースをより有効に活用していきたいものです。
どんなレイアウトにするのが相応しいかは、その企業が目指す働き方や業務の特性などによって異なります。専門的な知識や過去の経験も必要になってくるため、フリーアドレス導入の経験がある業者に相談しながら決めていくのも一案です。
4．座席の運用方法・ルールを定める
「デメリットと解決策」の項でもご紹介したように、座席を必要以上に固定化させないためのルールを設定しましょう。席を予約制にするのもひとつの方法です。
また、完全にフリーアドレス化すると部署内のコミュニケーションが取りにくくなるのでは？と不安な場合は、業務ごとのユニット単位や同じ部署間などで大まかなエリアを決め、その範囲内でフリーアドレスを運用する「グループアドレス」という方法もあります。
グループごとのエリアを定期的にシャッフルするなどのルールを決めておけば、他部署とのコミュニケーションも活発化します。
そのほか、朝礼やミーティングをどんな風に行うか、なども細かなルールを設けます。
ただし、導入当初に想定していた状況が実施後に変化する可能性も大いにあります。ルールは定期的に見直し、ブラッシュアップして、より使いやすい環境を構築していくことが大切です。
【導入事例】コロナ禍以降にフリーアドレス化した企業
会うことの価値が感じられる職場作り｜アスクル株式会社
新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、テレワークなどを推進してきたアスクル株式会社。生産性をより高めるための「職場の在り方」についても協議を重ね、同年6月にはオフィスリニューアルに向けたプロジェクトを発足。2021年4月、新しいコンセプトを掲げた新時代のオフィスを完成させました。
リニューアルのコンセプトは「ASKUL CROSSING」。多様な働き方をする多様な人材が情報を共有し、刺激を受け合いながら働ける場として、「会うことの価値が感じられる新しい仕事場」を目指したといいます。
ワークスタイルの変化に合わせ、フリーアドレス制も導入。コールセンターなど顧客対応業務以外エリアはゾーン別にフリーアドレスになっています。
また、業務に集中するための個人集中ブース、社内外とオンラインミーティングを行うために吸音パネルを搭載した完全個室や半個室、感染症対策を施したディスカッションスペースなど、個々の多様な働き方に合わせた自由なチョイスができるしくみを整えています。
在宅勤務の推進に応じたオフィス設計｜株式会社日立製作所
2004年からグループ各社の全オフィスに対し、それぞれの業態に合わせた改革を進めている日立製作所。さまざまな取り組みを推進する同社では、フリーアドレスも2007年頃から積極的に導入しています。
たとえば日立ビルシステム本社地区（東京都千代田区と足立区）のオフィスリニューアルに際しては2000人以上の全社員にスマートフォンを貸与し、在宅勤務を推進することを前提に、両拠点でフリーアドレス制を採用。執務エリアを集約するとともに、リモート会議が可能な個室や個人が集中するためのブースなども配置しました。
千代田区の本社は緑あふれる開放的なオープンエリアを新設してソファやカフェカウンター、リラクゼーションスペースなどを設置。社員間のコミュニケーションを活発にして仕事の創造性をさらに高めることを目指しています。
また日立のビル分野における最新式のソリューションシステムを導入。社員各自のスマートフォンアプリで、オフィスに関する情報の閲覧、社内イベントの参加登録、個人ブースの予約などが一元管理できるようになりました。さらに出社状況などをふまえたワークスペースの選択や効率的な働き方を実現しています。
コミュニケーション不足を解消する自由な空間｜株式会社ベネッセコーポレーション
Benesse（よく生きる）という企業理念を、オフィスづくりにも適用しているベネッセコーポレーション。自由闊達な風土やチームワークを大切にし、オープンなコミュニケーションスペースを拡充するため、大規模なオフィスリニューアルを実施しました。
以前は完全な固定席で「会話が弾みにくい」などの課題を抱えていたという同社。フリーアドレスを採用したことでオフィス面積を4割削減できた一方、チームビルディングやコラボレーション用のスペースを大幅に拡充。リモートワークの弱点だったコミュニケーション不足を補えるようにしました。
各フロアのコミュニケーションスペースはなかなか個性的で、たとえば高い背もたれがあって会話がしやすい「ファミレスブース」、すぐに集まりちょとした打ち合わせができるスペース「ギャザ」、1 on 1やOJTのための「ペアワーク」など、自由な中にも用途が明確で使いやすい工夫がされています。
今後は在宅勤務とオフィス出社を組みあわせ、出社率を5割以下とする「ハイブリッド型勤務」の実現に力を入れていくといいます。
創造性を高めるクリエイティブな環境｜ブラザー販売株式会社
ブラザー工業の国内販売子会社・ブラザー販売は、同社らしい遊び心やコミュニケーション促進のしかけを満載した職場環境を目指し、2021年3月、本社オフィスを全面的にリニューアルしました。
もともと、従業員の職場環境向上を目指してさまざまな働き方改革を行ってきた同社らしく、今回のリニューアルに際しても従業員たちが半年以上かけて理想のオフィスを模索したといいます。
新オフィスのテーマは「PLAYFUL OFFICE」。従来の固定席では部門ごとに独立していたレイアウトを見直し、フリーアドレスを導入。モニターを全席に完備したエリア、周囲から遮断されることで集中しやすくなるブース、チーム作業に適したソファ席など、その日の働き方に合わせて座席を選べるようにしました。
あらゆるところですぐに集えることを意識して、さまざまな形式の会議室やオープンなミーティング空間を設置したほか、アイデア出しに行き詰まったときに気分転換できるキッチンなども充実。気軽な会話が交わせる雰囲気になっています。
また、ブラザー販売が取り扱う製品を積極的に活用して新しいビジネスアイデアを創出できる環境も整備し、さらには主要製品を気楽に使用できるクリエイティブルームも設置。リラックスできる空間で、より良い仕事ができる環境を整えています。
働き方の変化に対応するオフィスレイアウト｜株式会社ヴィス
デザイナーズオフィス事業を手がけ、「はたらく」をデザインする株式会社ヴィスでは、2021年5月、東京・汐留のオフィスをリニューアルしました。
リニューアルのコンセプトは「HOME＋（ホームプラス）」。これまでのコンセプトであった「HOME」に新しい働き方を＋（プラス）し、家のような居心地の良さはそのままに、働き方の変化にも対応するという意味が込められています。
プロジェクト型の業務は各々で進行する一方、個人やチームの拠点になる場所は必要との考えから、拠点を「フラッグ」と名付け、そこを中心にして隣接するエリアを「＋（プラス）エリア」に。共有モニターや昇降デスク、可変性のあるデスクなどを設置することで、自身の「フラッグシップデスク」を持ちつつも、働き方に合わせて周囲を有効に活用できるレイアウトになっています。
それまではゆるやかに固定化された「グループアドレス」（チームごとに場所を固定した、チーム内でのフリーアドレス）でしたが、リニューアル後は「ゾーンアドレス」（チームごとに拠点があり、その周囲でのフリーアドレス）を目指すといいます。
新しい働き方「ABW」
ABWとは？
フリーアドレスについて検討する際、よく耳にするのが「ABW」というキーワードです。
ABWとは、Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の略で、時間と場所を自由に選択できる働き方のことです。
もともとオランダで始まったワークスタイルで、ノートパソコンなどのツールを駆使しつつ、その日の業務内容を考慮しながら「いつ、どこで」作業するのが最も効率的かを自分で決めていくもの。グローバル企業で採用されるケースが増えています。
フリーアドレスはオフィス内であれば自分の好きな席で働けるというスタイルなので、時間も場所も自由裁量で決められるABWはさらに一歩進んだ働き方といえるでしょう。
ABWのメリットと課題
ABWを採用すると、以下のようなメリットが得られます。
・生産性向上
・従業員満足度の向上
・採用力アップ
・コスト削減
・企業の魅力向上
また、取り入れる上での課題としては
・評価制度や人事制度の見直し
・コミュニケーションの工夫が必要
・セキュリティ対策
・従業員の自主性
・社内対応の整備
などが挙げられます。
フリーアドレスの導入にもメリット・デメリットがありましたが、ABWでもその状況は同じです。
とはいえ、「デメリット」があったとしてもそれを上回るメリットがありますので、導入を検討する価値は十分にあるといえるでしょう。
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オフィスを改革し、働き方を整えよう！
昨今、業種・規模を問わず働き方改革は必須事項となっています。
さまざまな取り組みがありますが、中でも今回ご紹介した「フリーアドレス」は変化を感じやすい施策のひとつです。
新型コロナウイルス感染拡大の影響により、在宅勤務やテレワークに移行した企業は多いはず。これを機会に、フリーアドレス制の導入をぜひ前向きに考えてみましょう。
