OKANの事例で語る!ニューノーマル時代のための全社会議運営

    目次

    ヒューマンサクセスグループ(以下、hs。OKANの人事労務・総務部)メンバー独自の視点で語るシリーズ連載【働き続けられる組織の作り方レシピ】

    4回目は、創業当時から今に至るまでの「家族会議(OKANの全社会議)運営の変化」について語ります。

    「全社会議」というと事業報告の場、と考える方が少なくないのではないでしょうか。OKANの家族会議には事業報告にとどまらない一工夫のスパイスがあります。

    オンライン・オフラインの両立を可能とする家族会議、hsによる運営はどのように行われているのでしょうか?

    連載【働き続けられる組織の作り方レシピ】
    第1回
    時流にあった企業文化ってどう作ってる?OKANのメンバーが取り組んだリモート下での文化醸成
    第2回
    電話・来客対応はもうしない!総務がテレワークを行うときに導入したいツール
    第3回
    価値観ワークショップをきっかけに!コロナ以後の組織課題への向き合い方

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    OKANの重要な情報共有の場である「家族会議」とは

    こんにちは。株式会社OKAN、hsの手塚です。

    前回、「リモート勤務を基本とする中での文化醸成って難しい!」という課題に対しての一つの答えとして、「家族会議(OKANにおける全社会議)」のお話をさせて頂きました。

    今回はその家族会議の運営方法を赤裸々にお伝えできればと思います。

    家族会議は、週に1度、雇用形態関係なく全社員が参加する全体会議を指します。100余名のメンバーが一か所に集まって家族のように仕事をする【ファミリーワーク】というOKANのコンセプトを体現したものです。

    もともと、創業から1,2年ほどの時から全体会議は行われていました。それこそ、座卓を囲んでみんなで一つの輪になった状態でも議論ができるような人数だったために、その名残で「家族会議」という名前になった…という逸話を聞いたことがあります。

    そこから、多くの仲間が加わり、全体で一斉議論が難しくなると、小グループに分れて意見を発散する、事業課題に対するブレストの場になっていきました。

    さらに組織が大きくなると、メンバー間感での熱量の差がでてきたり、暗黙知が分散してしまうことも起きてきました。そこで家族会議という場をつかい、代表の沢木から、全社での組織課題に対しての強いメッセージを発信してもらったり、事業の節目ではその次期の方針を全従業員に伝える役目も担ったりしました。

    このように、その時々の事業や組織の状況に応じて少しずつ形を変えて、運営してきたのがOKANの家族会議です。

    現在の目的

    そんな家族会議の今現在の目的は大きく二つあります。

    ①メンバー同士の相互理解や信頼感醸成のため

    ②経営(事業)とメンバーとの相互理解や信頼感醸成のため

    全従業員で100名を超えるOKANでは、意識しなければ、部署外のメンバーとコミュニケーションを取ることは少なくなります。また、経営者とのコミュニケーションを取る頻度も過去と比べると相対的に少なくなってしまいます。

    その部分を定期的に補完したり、繋ぎ合わせる場として、今のチームサイズにおける家族会議は存在しています。

    オンラインとオフラインを両立させる運営

    緊急事態宣言で一変した運営体制

    2020年の1月頃までは、オフィスの全社員が集まれるスペースで家族会議を行っていました。しかし、2月の緊急事態宣言を受けて、その運用方法は変化を余儀なくされました。

    このときに「100名が密となって集まることは、良くない。でも、家族会議のメリットは変わらず享受したい。」という思いを抱いていました。

    そこで、我々はまずオンラインが基本となる家族会議の運用方法に舵を切りました。具体的にはオンラインMTGツールであるzoomを使用し、開催することにしたのです。

    ブレイクアウトルームでグループディスカッションを

    zoomは有料アカウントを用いて、時間の制限なく多数のメンバーが参加できるようにしています。Meetも使用ツール候補に上がりましたが、OKANの通信環境においては圧倒的にzoomの方が安定し適していたため、zoomを採択しました。

    また、zoomにはブレイクアウトルームという機能があり、グループディスカッションのためのチーム分割も非常に容易にすることができます。

    安定した情報提供をしながら、ディスカッションを用いたお互いの相互理解を成り立たせるという意味で、zoomがOKANには一番合っていると思いました。

    ニューノーマル時代に向けたハイブリット型の会議体

    今後、緊急事態宣言が解除されて(一部第三波の心配はありますが)、幾分か出社が増えてきたタイミングでは、オフラインを基本にした家族会議を進めていくことも検討しています。

    トライアルとして、12月の家族会議では、出社したスピーカーにHIROBAでピッチしてもらい、それをzoomで中継するということを行いました。

    同じく出社しているメンバーもその日はHIROBAに来て、ソーシャルディスタンスをとった状態でオーディエンスになってもらいました。

    zoomも非常に素晴らしいツールですが、やはり実際に目の前で話を聞いて頷いているオーディエンスがいるとスピーカーも話しやすいらしく、オンラインよりも熱量高めに話してくれたように思います。

    また、オフラインであるとオーディエンス側も画面を挟むよりも、スピーカーが持っている熱量を感じとりやすいと思います。実際にその場で話を聞いていた自分として、そのように感じました。

    第三波が過ぎてもしばらくはオンラインとの両立が必要ですが、徐々にオフラインでの参加を勧められるにしたいと思います。

    有志参画メンバーが担う

    さて、オンラインとオフラインでの会議参加を両立する場合、1人で運営するのはかなりハードです。

    zoomを軸にした当日の役割分担だけでも、以下があります。
    ・司会
    ・zoomの管理者(ブレイクアウトルームを作ったり、画面共有を行ったりする)
    ・タイムキーパー

    そして、よりよいものにしようとすると、以下の役割もあると理想です。
    ・当日のチャットルームでの盛り上げ役
    ・毎週のアジェンダ集約
    ・タイムスケジュール調整
    ・会議実施のリマインド

    オフラインで実施するよりも格段に業務は増えますので、これを1人でやろうとすると無理ではないけれども大変になります。

    ただ、OKANではその体制をHS内だけで構築することはしませんでした。

    その代わりに、家族会議をもっとよくしたいと思っているメンバーや、経営者とメンバーとの相互理解が進んだ方がいい思っているメンバーを立候補で募りました。その立候補してくれたメンバーがいま、カルチャーエバンジェリスト(CE)として運営の事務局を担ってくれています。

    HS以外のビジネスサイドから、事務局のメンバーを募ることには沢山の意味があります。HSの業務負担の軽減という観点もありますが、メンバー目線での運用方法の修正や事務局体制の改善を行うことができます。

    HSが考えることは、会社の理想(から逆算していること)が多いです。CEからはより会社のメンバー実態を加味したフィードバックしてもらう事によって、地に足の着いた運用を行っていく事ができます。

    また、逆に会社が理想としてどう思っているかをCEを通じてメンバーに知ってもらうこともできると思っています。例えば、「もっと業績について興味を持ってほしい。」という理想が有った時に、それをCEに伝えて現場での感覚をフィードバックしてもらいます。その実値を元に運用を見直すことと並行しながら「会社はいまそう思っているのか」とCEに認識してもらい、それを彼らの周りに広めて貰うことを期待しています。

    “強い組織”を作るための一つの解が家族会議

    家族会議を、OKANでは非常に重要だと思っています。それは、家族会議を単なる事業報告の場のような会議体として考えているのではなく、強い組織の一体感を作れるものだと思っているからです。さらには、その組織の強さが事業の強さに繋がると考えているからです。

    だからこそ、毎週全従業員の時間を賭してでも作らないといけない場だと思い、試行錯誤しながらオンラインとオフラインでも両立できる運営を続けられるようにしています。

    もしも、全社会議が貴社の中で足りない要素を満たす一つの場と成りえるのであれば、ぜひOKANのやり方を参考にしてもらえると良いのではないでしょうか。

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