ハイブリットワーク

    ハイブリッドワークとは?今や主流となった働き方のメリットや課題などを解説

    働き方改革やコロナ禍の影響によって、従来のオフィスのみの働き方だけでなく、オフィス以外の場所でも働けるなどといった、多様な働き方が浸透しています。

    そのなかでもハイブリッドワークを導入する企業が増えており、従業員の業務内容や職種などによって働く場所を柔軟に対応できるようになりました。本記事では、ハイブリッドワークのメリットや課題、考慮すべきこと、事例にフォーカスして解説します。

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    ハイブリットワークとは?

    ハイブリッドワークとは、オフィスワーク(出社型)とテレワーク(在宅型)の2つの働き方を組み合わせた働き方です。多様な働き方の選択肢の一つとしてテレワークを導入する企業が増えています。そのなかでも、テレワークのみの働き方ではなく、オフィス出社を併用する働き方は、テレワークもしくは出社の選択肢を広げつつあります。

    なお、ハイブリッドワークのスタイルは、企業全体や部署内での取り決めや仕事内容、ポジションなど個々によって異なっています。例えば、「週3日自宅、週2日オフィス」、「毎週木曜オフィス、ほかは自宅」などのスタイルがあります。

    ハイブリッドワークのメリット【企業視点】

    企業視点におけるハイブリッドワークの主なメリットは、以下の3つです。

    オフィスの最適化とコスト削減が期待できる

    ハイブリッドワークは、オフィス出社のメンバーが在籍人数よりも少なくなります。したがって、オフィスで業務をする人数に合わせた、最適な職場づくりがしやすくなるかもしれません。

    コスト面の観点からすると、オフィスの賃貸料や敷金礼金、光熱費、備品購入費などの定期的に支払うコストの削減につなげられます。コスト削減で浮いた分は、セキュリティ面の強化や、人材確保といった有効的な投資がしやすくなります。

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    採用者の幅が広がり、人材の獲得につながりやすい

    ハイブリッドワークを導入すると、採用者の幅が広がり、人材を獲得しやすくなります。オフィスワークのみが困難な優秀人材が、「ハイブリッドワークもあるならエントリーしたい」などの前向きな思いに落とし込めるでしょう。また、エントリーした人材と企業や業務の相性が良ければ、長期的に働き続けることができ、企業の成長に貢献しやすくなります。

    従業員の満足度がアップし、離職率を抑えられる

    企業がハイブリッドワークを可能にすると、従業員がそれぞれの業務と裁量に合わせた働き方を選べるので、業務の満足度がアップします。継続して働きたいという意思が芽生える層が多くなるかもしれません。

    ハイブリッドワークのメリット【従業員視点】

    従業員視点におけるハイブリッドワークの主なメリットは、以下の4つです。

    多様な働き方が実現できる

    ハイブリッドワークは、働き方をオフィスワークまたはテレワークのいずれかに決めるのではなく、ケースバイケースで働き方を見い出せます。例えば、デザイン担当者なら、「デザイン作業に集中をしたいから週3日はテレワーク、ほかの2日はコンペなどの用事でオフィスに行く」などといった、置かれている環境に適した働き方を構築しやすくなります。

    ケースバイケースで業務場所を柔軟に考えられる

    業務内容によっては、「テレワークの方が集中でき、生産性がアップできる」、「ミーティングは対面でやった方が効率がいい」などがあるかもしれません。従業員が、業務における相応しい環境を考えることは、生産性のアップにも大いにつながるでしょう。

    ワークライフバランスを実現できる

    働き方改革の影響によって、ワークライフバランスを重視する流れになっています。ハイブリッドワークを導入することによって、育児や介護、遠隔地の転居といったライフステージで離職する層が減り、長期的に継続して働けるようになります。

    テレワークならではのコミュニケーション問題が解決しやすい

    メインの働き方がテレワークだと、相手の感情や考えが十分読めない、相談したくてもできないなどの事態になるかもしれません。ハイブリッドワークであれば、定期的に対面できるので、コミュニケーションの食い違いが解決しやすくなります。

    ハイブリッドワークの課題

    ハイブリッドワークは、メリットばかりではありません。実際のところ、いくつかの課題点が浮き彫りとなっています。ここでは、主な課題点について触れていきましょう。

    社内コミュニケーションが不足する

    ハイブリッドワークの導入は、従来の対面コミュニケーションよりも意思疎通がしづらくなります。それを回避するには、Slackといったチャットツールを導入し、運用ルールを決めたり、定例Webミーティングを実施したりなどの対策が必須となります。コミュニケーションを深める意味でも、重要度によって社内情報をリマインドすると良いかもしれません。

    セキュリティに課題が残る

    テレワークをする際、企業にとって気がかりなのがセキュリティ面のことです。テレワークが普及してから、電子メールを媒介とした感染を拡大させるマルウェアの被害相談が増加したというデータ( 参照 )もあります。このような流れから、企業側は情報が漏洩するリスクを避ける対策が必要です。

    総務省では、以下のようなマニュアルを公開しています。

    テレワークセキュリティガイドライン(第5版)(令和3年5月)
    中小企業等担当者向けテレワークセキュリティの手引き(チェックリスト)(第2版)(令和3年5月)

    マニュアルを参照し、不足事項がありましたら、改善するよう意識しましょう。

    参考: 最近のサイバー攻撃の状況を踏まえた 経営者への注意喚起|経済産業省

    出社組との情報格差が生じる

    従業員個々の出社頻度が異なると、情報格差が生じることがあります。例えば、月1回出社するというほぼリモート従業員の場合、会社のリアルな情報が入りづらくなることも発生し、業務に支障をきたすかもしれません。それを回避するには、定期的に社内チャットで必要な情報を発信するよう意識しましょう。

    オンラインMTGなどが簡単にできる設備投資が必要

    ハイブリッドワークでMTGを行う場合、出社する従業員とテレワークの従業員の混合になります。オンラインMTGがストレスフリーに実施できるよう、オフィスにはMTGブースやモニター、ケーブルなどを設置する配慮が必要です。

    ハイブリッドワークに合わせたルールを制定する

    企業でハイブリッドワークを設ける場合、オフィス出社したときの共有部分の使い方や従業員不在時の対応、フリーアドレスなどのルールを制定および共有する必要があります。また、リモートワーク時の勤怠報告やルーティンなどの細かい事項もルールとして設けておきましょう。

    従業員の健康状態を把握仕切れない

    ハイブリッドワークになると、対面で会う機会が減るので、従業員のリアルな健康状態が把握しづらいことが生じます。企業側は、従業員が健康面でセルフコントロールができているかなどのチェックを心がけましょう。

    ハイブリッドワーク導入時の留意点

    企業がハイブリッドワークを導入する場合、業務がスムーズに流れるよう意識すべきことがあります。主な事項は、次の通りです。

    ITリテラシーが身についていない層のナレッジ習得をサポート

    従業員のなかには、ITリテラシーの習得が不得手という層がいるかもしれません。ハイブリッドワークを円滑にする近道は、やはりITを使うこなせることが前提です。ITスキルの習得が十分でない従業員をチェックし、「何が不得手で、業務が滞っているのか」を明確にし、早めにナレッジの習得に注力しましょう取り組みましょう。

    端末の管理と通信環境のチェックを行い、使用上のルールを設ける

    ハイブリッドワークとなると、端末を持ち運びすることになります。従業員が使用する端末一台一台を「誰が、どこで、どの端末を使っているか」などの項目を台帳に必ず入れて管理しましょう。ほかにも管理セキュリティソフトや管理ツールの導入ができているか、アップデートができているかなどをチェックしておきます。

    また、端末の支給や返却といった使用上のルールを必ず設けます。リモートワーク時の通信環境の情報や、端末を自宅とオフィス以外で使わないなどのいくつかのルールも盛り込みましょう。

    BCP対策を明確にしておく

    従業員が、仕事中および仕事前に地震や洪水などの天災に見舞われることがあるかもしれません。ほかにも従業員が感染症に罹患した、パンデミックになったということもあるでしょう。

    そんな事態にも柔軟に対応できるよう、仕事が遂行できなくなったことを想定したBCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)対策も明確にしておく必要があります。その際に、災害や罹患によって仕事ができなくなった従業員の穴埋め対応といったフローも整えていきましょう。

    交通費の精算が複雑になり、ルール制定が必要

    オフィス出社日には、交通費の負担が生じます。交通費は従業員それぞれ異なるだけでなく、オフィス出社日の日数も異なるので、精算する側も経費処理する側も複雑になってしまう可能性があるかもしれません。また、遠隔地在住で新幹線や飛行機を利用する従業員に対しては、上限額を定める必要があります。

    LINE株式会社 が運用している「LINE Hybrid Working Style」では、交通費の支給上限を1日あたり5,000円、かつ1ヶ月あたり10万円までとなっています。なお、新幹線などの特急料金においては、自己負担扱いとなります。

    在籍している従業員が、オフィスから1時間以内で通える層が多いのか、新幹線利用がどのくらいいるのかなどをチェックしたうえで、ルールを制定しましょう。

    参考: LINE、新しい働き方「LINE Hybrid Working Style」を開始 | ニュース | LINE株式会社

    マネジメントや評価方法を最適化する

    ハイブリッドワークは、それぞれ仕事の場が異なるので、従業員がどのようなプロセスで業務をしているかわかりにくい点があります。そのため、上長は部下の結果だけで部下を評価をしにくいという点があるかもしれません。

    従業員が公平に評価されるよう、マネジメントや評価方法を成果主義から能力主義にしたり、成果主義に統一したりなどのルールを明確にしておきましょう。そして、マネージメント層に評価方法の基準を提示しておきます。ただし、状況によっては、評価基準を変更するといった対応が必要になるかもしれません。

    ハイブリッドワークを導入している企業事例

    実際にハイブリッドワークを導入している企業を紹介します。

    特定の曜日をリモートワークとして設けた「リモデイ」を運用|株式会社サイバーエージェント

    出典: サイバーエージェント

    株式会社サイバーエージェントでは、健康的な働き方の一環として、2020年6月より全ての従業員を対象に特定の曜日をリモートワークとする「リモデイ」をスタートさせました。仕事の内容や会議の規模によって対面や非対面にするなどの施策を行っています。

    参考: 健康的な働き方 | 株式会社サイバーエージェント

    勤怠共有ツールの活用で生産性を見える化した|株式会社ベネッセコーポレーション

    出典: 株式会社ベネッセホールディングス

    株式会社ベネッセホールディングス では、2009年より在宅勤務制度を導入し、コロナ禍では全社平均で5割以下の出社に注力。ハイブリッドワークに伴い、勤怠共有ツールを導入し、従業員のリアルな生産性を見える化する仕組みを整えました。

    参考: 出社・在宅の「ハイブリッド勤務」環境を推進 - ベネッセ

    対面および非対面を使い分けた業務を推進|株式会社リコー

    出典: リコー

    株式会社リコー では、従業員が職種および仕事内容によって自主的に働く場所を選択できる働き方を促しています。業務においては、対面必須か非対面でも可能かなどの自己判断をした上で、相応しい働き方を構築。非対面の働き方においては、自宅以外のテレワークだけでなく、帰省先や旅行先でのワーケーションにも対応できる仕組みなども設けています。

    ハイブリッドワークを導入運用するならメリットや留意点を知っておこう

    ハイブリッドワークは、オフィスとそれ以外の場所(主に自宅)で働けるワークスタイルです。主なメリットは、オフィスのコストカットや多様な働き方ができること、優秀人材が集まりやすいことなどが挙げられます。その反面、コミュニケーション不足や従業員の格差が生じるなどのいくつかの課題点があるので、企業の担当者はその課題点を理解し、どう対応していくか考えなくてなりません。併せて、ハイブリッドワークを導入する際の留意点も知っておくと、従業員が満足できる働き方を見出せることでしょう。

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