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オフィス防災の見直しに！企業防災の基礎からBCPまで理解して、正しく備えよう
2011年に発生した東日本大震災では、主に東北地方で大きな被害を受けました。首都圏でも交通機能が混乱し、企業では帰宅困難者が発生するなど多くの問題が発生。そして物流のストップや工場の被災などで、商品の供給回復に膨大な時間が必要になった企業もあります。
では企業では、災害に対してどのような対策を取るべきなのでしょうか。この記事では、オフィスの防災について詳しく解説します。
目次
オフィス防災の重要性をおさらいしよう
オフィス防災の目的は、大きく分けて2つあります。1つ目は災害による被害を最小化する防災。2つ目は企業回復の維持と早期回復を目指す事業継続（BC）です。
災害による被害を最小化するために、内閣府でも政策の1つとして防災基本計画である「企業防災（オフィス防災）」が推進されています。企業が災害時に果たす役割として、次のようなものがあります。
- 生命の安全確保
- 二次災害の防止
- 地域貢献・地域との共生
- 事業の継続（BC）
上記を意識して、企業は、従業員やクライアントの安全を第1に考えた防災活動を行わなければなりません。また、企業は地域の一員として、被害の軽減及び災害復旧・復興に貢献することが求められています。
事業継続（BC）とは？被災時の事業継続を考える
事業継続（BC）は、企業が災害やテロ・システム障害などの事業継続トラブルに巻き込まれた際に、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、 中核となる事業の継続あるいは早期復旧を行うことを指します。
そのために平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、 手段などを取り決めておくことを事業継続計画（BCP）といいます。
事業継続計画（BCP）は、従来の防災計画との違い、事業の継続あるいは早期復旧に着目したものです。
いままでは、従業員の人命や企業資産の被害を最小限に留めるために行なう防災のみが行なわれてきました。しかし、被災後に事業の継続を守るための事業承継（BC）という視点が加わったのです。
災害前の防災で、重要な経営リソースである従業員や企業資産を守らなければ、事業承継（BC）を実行することが困難になります。オフィス防災では、防災と事業承継（BC）、両方の目的を達成するように計画しておくことが重要です。
事業継続計画（BCP）に取り組む企業実態の調査結果
内閣府が実施した「令和元年度企業の事業継続及び防災の取組に関する実態調査」によると、大企業の約7割、中堅企業の3割強が事業継続計画（BCP）を策定していると回答しています。策定のきっかけは「リスクマネジメントの一環として」スタートした企業が多く、自発的に取り組みはじめたことが伺える結果です。
また、被災した際に、事業継続計画（BCP）が役に立ったかどうかについては、策定した大半の企業が役に立ったと回答しています。基本の防災対策も大切ですが、事業承継（BC）の視点を入れることは今後ますます重要になってくるでしょう。
参照：内閣府「令和元年度企業の事業継続及び防災の取組に関する実態調査」
災害は突然やってくる！事前に確認しておくべきこと
「あのとき準備しておけばよかった」とならないために、オフィスで事前に準備しておくべきことをまとめました。
1.パソコンの転倒防止対策とデータのバックアップ
オフィスで仕事をする上で欠かせないのがパソコン。オフィス防災ですぐ取り組めるもののひとつに「パソコンの転倒防止対策」があります。転倒防止ベルトでパソコンを机に固定したり、耐震マットなどを使い、パソコンが破損しないように対策しておきましょう。
また、データやシステムのバックアップも定期的にとっておくことが大切です。重要なデータは遠隔地でのバックアップやクラウドシステムの活用も有効な手段となります。
2.荷物で通路がふさがれていない？避難経路を確保
出入口や廊下、階段などの避難経路にものが置かれていると、避難の障害になります。定期的に荷物が置かれていないか確認しましょう。オフィスの整理整頓も、立派な防災対策です。
3.オフィス家具を固定しよう
地震が発生すれば、キャビネットなどのオフィス家具の転倒、ものの落下などが起こります。身の回りの什器・備品が耐震対策がされているかチェックしてみましょう。また、ビルでは高層階になるほどよく揺れます。これは長周期振動が理由のひとつと考えられます。
オフィスにある背の高い本棚やキャビネット類は、確実に固定しておきましょう。また、コピー機などの機械設備も、地震で床を滑って移動すると危険です。そのほか、窓ガラス飛散防止や家具扉に留め具をつけて中身が飛び出さないようにするなどの対策も有効です。
4.危険物の管理方法確認・消火器の準備
灯油や燃料が入った容器の転倒・落下防止、火を使用する設備の安全対策のチェックを行ないましょう。
火を使っているときに地震が発生した場合は、まずは身の安全を守り、揺れがおさまってから消火にあたります。地震により、屋内消火栓やスプリンクラー設備が破損する可能性も否定できません。オフィスでは消化器などで初期消火ができるように、消化器の準備や場所の確認、使い方の訓練をしておくことが大切です。
5.非常用食料・救出用資器材などの備え
食料、飲料、救出資材、簡易手当ができるもの、医薬品などを準備しておきます。倉庫の奥にしまいこまず、取り出しやすい場所に保管し、定期的にチェックしましょう。
水や食料の備蓄は3日分程度必要です。具体的な備蓄品や数量は後述していますので、そちらをご覧ください。
6.オフィスからの帰宅困難者対策
自宅までの距離が20km以上の人は、帰宅困難者になると想定されています。災害時の混乱防止のため、首都圏直下地震帰宅困難者対策協議会では、従業員を一定期間社内で待機させる「一斉帰宅抑制」を推奨しています
また、待機後、従業員は徒歩で帰宅することも想定されます。従業員各自で簡易食料やスニーカーなどの歩きやすい靴の準備、帰宅経路確認などを行なっておくことも大切です。
7.平時と有事の任務分担を決める
防災の役割分担は2つに分けられます。1つ目は日頃の役割分担です。防災責任者、火元責任者、建物・施設、消化器、防災訓練などの担当を決めて、日常の点検などを実施します。
実際に災害が起こったときの役割分担は、初期消火、情報連絡、避難誘導、救出・救護など「誰がなにをするのか」を明確にしておきましょう。事前に誰がリーダーかを決めておくことで、不要な混乱を避けることができます。
8.情報収集・コミュニケーション方法を確認
災害発生時は思いもよらないトラブルが発生するもの。被害状況の把握や情報収集、従業員の安否確認、伝達のために複数の方法をあらかじめ考えておきましょう。具体的には、テレビ・ラジオ・インターネットなどで、正確な情報が得られるようにしておきます。
情報の混乱を避けるために、集まった情報は「連絡担当者」がとりまとめて従業員へ伝達します。災害発生時は電話などの回線が大混雑し、なかなかつながらないことも予想されます。伝達手段はインターネットにつながる端末、無線、拡声器などを準備しておきましょう。また、場合によっては直接人が出向いてコミュニケーションをとる方法も有効です。
9.安否確認方法を事前に話し合っておく
従業員がクライアント訪問時などの外出時に被災した場合に備えて、連絡方法を確認しておきましょう。また、各従業員は家族との安否確認方法も事前に話し合っておくことが大切です。
安否確認手段として、電話やメールに加え、災害用伝言ダイヤル（171）や、災害用伝言板、インターネットによる災害用ブロードバンド伝言板（web171)などがあります。これらは年に数回、体験利用期間が設けられています。その期間中に実際に利用し、実際利用する際に困らないようにしておきましょう。
10.防災教育・防災訓練の定期的な実施
防災訓練は、災害時の企業の対策契約や社員の行動基準などを理解するための研修です。防災教育は、企業のさまざまな人材育成研修の中に組み込んで実施することが大切です。
また、防災研修で習得した知識が実際に使えるかどうかを試す場が防災訓練です。防災訓練で大切なことは、定期的に実施すること。訓練内容は、災害から身を守る防護、初期消火、救出・救助、応急救護、避難、情報収集や防災シナリオに基づいた趣味レーショントレーニングを行なう図面上訓練などがあります。
共同ビルの場合には、管理会社と入居企業各社で消防計画や防災計画などの情報交換や、災害時の役割分担をしておくとよいでしょう。
11.周辺企業・地域住民との連携
企業も地域コミュニティの一員です。災害時には被害が広範囲に及ぶため、周辺企業や住民とのともに助け合うことが重要です。機会があれば、地域の防災訓練へ参加してみましょう。有事のときの、地域コミュニティ連携・協力活動にも役立ちます。
また業種によっては、従業員以外の訪問客、商業施設などの買い物客への対策を考える必要があります。業種、地域、オフィスや建物の規模、テナントや自社ビルのちがいなど、状況に応じて必要な対策を考えておきましょう。
年1回見直そう！防災備蓄チェックポイント
防災に対する備えは継続しなければなりません。せっかく準備していたのに、実際に被災したとき、いつの間にか備蓄食料の賞味期限が切れていた・・・では大きな混乱が生じます。ここからは、年に1度は見直したい防災対策のチェックポイントをまとめました。
従業員やクライアントの安全確保について
- 社内食料の確保と賞味期限の確認（従業員×3食×3日分）
- 防災担当者の有無
- 災害情報を入手する方法を把握（テレビ・ラジオ・インターネット・伝言板など）
- 消化器・火災探知機・スプリンクラーの点検
- 従業員などを救出するための機材確保
- 安否確認の方法共有
- 従業員の連絡先の把握
- 医薬品の在庫チェック、期限確認
- 簡易トイレの準備
- 毛布・マスクの確保
- 非常用携帯バッテリーの確保
- 避難経路の確保・確認（整理整頓と順路の確認）
- 定期的な避難訓練の実施
- 地域コミュニティへの参加
- 地震発生時の従業員の行動についての周知
企業活動の継続について
- 事業を継続する方法の把握
- 事業継続のための組織づくり
- 復旧に必要な機材などの把握
- 目標復旧時間が決まっているか
- 重要なデータ・システムを管理しているウェブサイトなどの復旧手段の確認
- 災害保険の加入の有無を把握
- 銀行などの災害融資・ローンの予約の有無を把握
オフィスの防災グッズで準備すべきもの
災害が発生したとき、公的な支援物資が届くまでにある程度時間がかかるため、最低でも人数×3日分の水や食料を備蓄しておきましょう。
東京都は条例の中で、防災のための備蓄品と数量を以下の図のように公表しています。備蓄をする際の参考にしてください。
| 1人あたりに必要な備蓄量 | 1日分 | 3日分 |
| 水 | 3リットル／人 | 9リットル／人 |
| 食料 | 3食／人 | 9食／人 |
| 毛布 | 1枚／人 | |
参照：東京都防災ホームページ「東京都帰宅困難者対策条例の概要」
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最低限準備しておくものまとめ
先ほどもオフィスで必要な備蓄品の一部と数量についてお伝えしましたが、ここからはオフィスで最低限、準備しておくものをまとめました。数量が記載してあるものは、書かれている量よりも10％ほど多めに備蓄できると理想的です。平時に準備しておきましょう。
- 飲料水（ひとり1日3リットル×3日分×従業員数）
- 食料（ひとり1日3食×3日分×従業員数）
- 調理器具（カセットコンロ・燃料など）
- 毛布・寝袋（1枚×従業員数）
- 救急用品・医薬品
- 紙皿・割り箸・ラップ
- ティッシュペーパー・ウエットティッシュ
- 簡易トイレ・トイレットペーパー
- 大型のビニール袋・ゴミ袋
- テレビ・ラジオ
- 予備電池・携帯電話・スマートフォン充電器
- 照明器具（懐中電灯・LEDランタン）
- ポータブル発電機・燃料
- 暑さ対策用品（冷却スプレー・冷却ジェルシート・扇子など）
- 寒さ対策用品（携帯カイロ・ダウンジャケット・防災ウェアなど）
- 救出・救助器具（ヘルメット・ロープ・バールなど）
非常時にも使える「オフィスおかん」
ランチや夜食、持ち帰りなどで多くに企業が導入している置き型社食のオフィスおかんは、非常時にも利用できる心強いサービスです。オフィスで被災した時に、手作りのお惣菜を提供できます。
賞味期限は最低1ヶ月確保しており、一度火をとおしてパックされたお惣菜なので、冷たいままでも食べられるものが多いのが特徴です。十分な量の箸や容器も一緒に届くので、お皿が洗えないときにも役立ちます。
※冷蔵品のため、長期間電気が使えないときは、早めにお召し上がりください。
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