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サテライトオフィスとは？多様な働き方を支える導入メリットを解説！
本拠地と離れた場所にオフィスを構える「サテライトオフィス」は、従業員の二拠点生活やテレワークといった柔軟な働き方を支える方法の一つとして注目を集めています。地方にサテライトオフィスを設けるだけでなく、都市部に複数のサテライトオフィスを設置し、生産性向上を図る企業もあります。
ここでは、サテライトオフィスの導入メリット・デメリットを解説するとともに、導入時のポイントについて説明します。
サテライトオフィスとは？
サテライトオフィスとは、企業や団体の本拠地から離れたところに設置されたオフィスのことをいいます。本拠地を中心とし、衛生（サテライト）のような存在という意味で「サテライトオフィス」と名づけられました。
サテライトオフィスでは、従業員が通常のオフィスで働くときに必要とする通信環境やPC等のディバイスが整っています。テレワークやワーケーションといった柔軟な働き方を支えたり、従業員の通勤時間短縮への効果が期待できます。
サテライトオフィスと支店/支社との違い
サテライトオフィスと支店/支社との違いは、組織の機能の有無にあります。たとえば、「物を売る」という事業に関連した活動は支店や支社では行っても、サテライトオフィスでは基本的に実施しません。さらに、支店や支社ではさまざまなポジションの従業員が働いているため、マネジメントを行う役割や管理部門の機能が必要となります。
このように、支店や支社という場所は、事業や業務視点での機能を重視しており、一方サテライトオフィスでは従業員の働き方に重点を置き必要な機能を整えています。
サテライトオフィスが必要とされる背景
サテライトオフィスが注目される背景には、日本の生産年齢人口の減少、働き方の変化が挙げられます。ひと昔前では、正社員・フルタイムという働き方が企業の中核を成していましたが、少子高齢化が進む社会では、企業は変革を迫られています。働き手の多様なニーズに応えることが企業課題の一つであり、サテライトオフィスはその解決策として必要とされています。
また、政府が進める「働き方改革」の趣旨ともサテライトオフィスの役割は合致しています。自宅に近い場所にサテライトオフィスがあることで、従業員は通勤時間を短縮でき、その分ワークライフバランスの整った働き方を実現できます。さらに、複数社で共同運営するサテライトオフィスでは、固定費の削減につながるほか、企業としてのイノベーションが生まれる可能性もあります。
都市部にある企業・団体が地方にサテライトオフィスを設置するケースでは、地方の雇用創出など、地方創生にも貢献できます。
サテライトオフィスの種類
サテライトオフィスの種類は、設置される場所によって基本的に3つに分けることができます。
①都市型サテライトオフィス
都市型サテライトオフィスとは、都心などに本社や本拠地がある企業・団体が、同じ都市部にサテライトオフィスを設けるケースです。都内に複数のオフィスがあることで、営業など外回りの多い従業員は、本社に戻らずとも業務を遂行できるため、効率的に働くことができます。
たとえば、日立製作所は2017年に働き方改革の推進を目的としてサテライトオフィスを東京都中央区に開設しました。営業やシステムエンジニアなどを中心に、同社グループの社員が利用しています。
参考：日立製作所｜日立はどのようにテレワークを進めてきたのか
②郊外型サテライトオフィス
郊外型サテライトオフィスとは、住宅街などベッドタウンに設置するタイプのオフィスをいいます。従業員の通勤時間削減やテレワーク制度の充実を主な目的としています。自宅近くにサテライトオフィスがあることで、育児や介護といったプライベートな部分との両立もしやすくなり、ワークライフバランスの整った働き方を可能にします。
株式会社永谷園ホールディングスでは、サテライトオフィスサービスを展開するザイマックスグループと連携し、首都圏だけでなく郊外にいる従業員へも、働きやすい環境を提供しています。
参考：ZXY（ジザイ）導入事例｜株式会社永谷園：働き方が「場所」で制限されないように─ZXYの導入で、働く場所の選択肢を広げたい
③地方型サテライトオフィス
地方型サテライトオフィスは、都心に本拠地を構える企業が地方にオフィスを設定するパターンです。従業員が働く場所を選択し、二拠点生活を可能としたり、企業の事業継続計画の観点からもメリットをもたらします。
たとえば、東京に拠点をおくデジタルコンテンツサービス企画・映像メタデータ運用を行う株式会社プラットイーズでは、2013年に徳島・神山町にサテライトオフィスを設置。災害リスクの低い場所にサテライトオフィスを設置し、データ保存場所の安全性を確保するとともに、従業員のワークライフバランスの充実にも貢献しています。
サテライトオフィスを設置するメリット
サテライトオフィスは、多様な働き方を支えるだけではなく、採用面でのアドバンテージ強化や、業務効率化、事業継続計画性の安定といったメリットをもたらします。
①生産性の向上につながる
通勤時間や移動時間を短縮できるため、その分の時間を業務にあてることができ、結果として生産性が向上します。また、従来はカフェなどで作業をしていた営業の従業員も、オフィスワークに適した環境で働けます。サテライトオフィスには会議用のスペースも設置されており、たとえ複数社での併用という形式であっても、情報セキュリティを保ったまま勤務可能です。
②多様な働き方が可能になる
郊外型・地方型のサテライトオフィスは、時短勤務やテレワークといった多様な働き方を支えます。地方で平日勤務し、週末は都市部に戻るというような二拠点生活にも適しています。近年では、副業解禁の流れを受け、複数社から仕事を受けるような働き方も広がっています。サテライトオフィスは、こうした多様な働き方の可能性を広げます。
③ライフステージの変化による離職の防止
結婚・出産・育児・介護など、ライフステージの変化は、就業の継続に大きな影響をもたらします。遠方への引っ越しは、本人の意思に限らず、離職せざるを得ないという結果になりがちです。その際、サテライトオフィスで自宅近くに勤務場所があれば、プライベートの事情と仕事の両立が可能となります。
ワークライフバランスの充実、多様な働き方の実現とあわせ、従業員の定着につながります。
④地方にいる優秀な人材の獲得
地方にサテライトオフィスを設置した場合、企業は人材採用において幅広い層にアプローチをすることが可能です。自宅からのテレワークのみでは、人材のマネジメントに不安を抱くケースも少なくありません。その点、サテライトオフィスを設けていれば、従業員同士が顔を合わせて仕事をする機会を提供できるため、マネジメントを行いつつ、住む場所を問わず従業員を雇用することができます。
リーチできる人材の幅が広がることで、優秀な人材の獲得も期待できます。
⑤BCP（事業継続計画）対策
BCP（事業継続計画）とは、災害などの緊急事態を想定し、事業の重要な業務へのダメージを最小限に抑え、事業を継続させる（もしくは停止の時間を最小限に抑える）ために設定される計画をいいます。
サテライトオフィスを設置することは、事業の機能を分散させ、事業継続計画に貢献します。また、災害発生時に複数の拠点があることで被害を受けた地域以外の従業員が、滞りなく業務を続けることができます。
参考：企業のBCP対策マニュアル | 策定ステップを理解して予測不可能なリスクに備えよう！
サテライトオフィスを設置するデメリット
サテライトオフィスを設置することで生まれるデメリットについても見てみましょう。
①情報共有が滞る場合がある
ITツールを整備し遠隔地同士のコミュニケーションのやり方を整えていたとしても、実際に顔を合わせて話をするのと、ビデオや文字でコミュニケーションをとるのでは、双方に感じる印象や伝わるニュアンスが異なります。
サテライトオフィスの設置で勤務場所が複数個所ある場合、同じ部署でも今週は顔を見ていない従業員がいる、というケースも発生します。そのため、まずはこれまでのコミュニケーションの方法を見直し、社内の連絡事項や業務連絡など、見過ごし・伝達ミスが発生しないようルールを整備することが重要です。
また、サテライトオフィスで勤務する同僚との時間がズレている場合には、従業員が孤独感を覚えることもあります。従業員のメンタルをサポートするようなマネジメント・取組みが求められます。
②セキュリティリスクがある
自社専用と比較し、共用型のサテライトオフィスを利用する場合にはセキュリティリスクを理解し、対策を行う必要があります。サテライトオフィスの通信網に情報セキュリティ対策が施されていたとしても、業務で使用する携帯を置き忘れるというような「うっかりミス」が大きなインシデントにつながる可能性もあります。
サテライトオフィスの導入時には、セキュリティリスクと防止のために必要な対策を従業員に周知させ、セキュリティへの意識を高める必要があります。
③社員管理の複雑化
複数個所で従業員が勤務する場合には、勤怠管理の観点からも見直しが必要になるかもしれません。サテライトオフィスで働く従業員の出勤時間・退勤時間の管理をどのように行うのか、実態に即した方法を検討しましょう。
また、マネジメントや管理部門が常駐していないサテライトオフィスで、長時間労働が常態化してしまう可能性もあります。休憩時間、終業時間への意識づけを従業員に行うとともに、勤務時間以外は上長の許可なしに通信網にアクセスできない、入室できないというような制限も検討しましょう。
④拠点間で格差が生じる可能性がある
地方型や郊外型のサテライトオフィスを設定した場合、通勤手当や住宅手当、テレワーク手当など各種手当の扱いを見直す必要があるかもしれません。とくに地方と都市部では住宅コストが異なるため、定額で住宅手当を設定している場合には、現状に即した状態になるよう留意する必要があります。また、都市部の従業員に通勤手当を支給している場合は、地方在住の従業員に車通勤の手当を支給するというように、手当の在り方を見直しましょう。
サテライトオフィス導入時のポイント
サテライトオフィスを効果的に活用できるよう、導入時のポイントをみてみましょう。
導入の全体図を把握する
まずは、導入を推進する部署がサテライトオフィス導入計画の全体図を把握し、社内で周知を行いましょう。サテライトオフィスの利用を想定する従業員は誰か、導入の目的、導入によって得られる事業側・従業員側のメリットなどを言語化し伝えます。
導入前にしっかりと説明することで、目的に沿った効果が期待できます。
セキュリティ対策をする
自社でサテライトオフィスを設定する場合には、セキュリティリスクに備え対策を行いましょう。マルウェアやウイルスといったセキュリティリスクから会社の情報資産を守るため、対策は外部の専門会社や情報通信部門の社員と連携して行う必要があります。
社内ルールの整備・共有をする
サテライトオフィスを利用する上で、必要となる社内ルールの整備に取り組みましょう。たとえば、勤務地が複数あることで、上長と顔を合わせる機会が少なくなり、稟議の承認に時間がかかるかもしれません。そのような場合にはワークフローシステムを導入することで、承認までの時間を短縮できます。ほかにも、勤怠管理や経費精算など、複数拠点での勤務に合った方法を検討しましょう。
ICT環境の整備をする
物理的に離れている場所で勤務していると、コミュニケーションの手段が限られています。近年では、WEB会議システムなどの発展により遠隔地同士の業務がしやすくなりましたが、本社勤務の従業員が新しいITツールに慣れていないケースもあります。
ICT環境の整備を行うとともに、必要にあわせて従業員に研修を実施しましょう。
目的を明確にしサテライトオフィスを検討しよう
サテライトオフィスは、通勤などにかかる時間を短縮し、業務の効率化につながります。また、複数拠点を設けることでテレワークといった柔軟な働き方を支えるものです。導入にあたっては、サテライトオフィスの目的を明確にし、従業員が得られるメリットや事業にもたらされる利点をきちんと説明しましょう。また、サテライトオフィスを導入することで、勤怠管理やコミュニケーションなどこれまでと違った課題が発生する可能性があります。勤務のあり方に合わせ、社内ルールやICT環境の見直しを行いましょう。
