休職とは?給与の扱いや取得手続き、復帰後のフォローまで解説

    従業員が休職を申し出た場合、企業に休職制度があれば理由を確認し手続きに沿って対応します。しかし、休職と休業・欠勤など似たような言葉があり、何が違うのか定義があいまいになることも少なくありません。

    この記事では休職とその他休みとの違い、休業期間中の給与や社会保険の取り扱い、傷病手当金の申請方法についても詳しく解説します。

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    休職の定義

    休職とは、働く意思がある従業員が何らかの事情で働けない状態となり、雇用関係は維持したまま業務を休むことです。

    休職制度の義務化は労働基準法などの法律で定められておらず、企業によっては休職制度がない場合もあります。そのため企業が休職制度を設けるには、就業規則などによって休職に関する事項を定める必要があります。

    休職・復職は従業員が提出した資料をもとに企業が判断します。休職中の従業員は企業に対し定期的に状況の連絡・報告をする義務があり、復帰後は基本的には休職前の仕事に戻ります。しかし状況により配置転換がされることも少なくありません。

    休業・欠勤との違い

    休職と似た言葉に休業・欠勤があります。

    基本的に休職や欠勤は従業員の都合による休み、休業は会社や制度の都合による休みと区別されています。休業は育児休業や介護休業など制度による休業の他、業績不振など会社都合の場合に使われます。

    欠勤は本来は労働日である日に従業員が休むことを指します。たとえば有給休暇を事前に申請していた従業員が休む場合は通常の休みですが、無断で突然休む場合は欠勤にあたります。

    休職の種類

    ひとことで休職といっても、休職にはさまざまな種類があります。ここからは代表的な休職の種類をみていきましょう。

    傷病休職(私傷病)

    傷病休職は通勤や会社の業務とは、関係がない病気やけがによって一定期間従業員が働けなくなったときの休みを指します。

    一方、通勤時や企業の業務時間内に病気やけがをした場合は、労働災害(労災)として扱い企業が責任を負います。

    事故欠勤休職

    事故欠勤休職の「事故」はアクシデントを指します。けがが病気など、他のどの理由にも当てはまらない自己都合による欠勤を事故欠勤休職といいます。

    長期間の事故欠勤状態になるケース、たとえば刑事事件をおこし逮捕・拘留され長期欠勤している、その他どの欠勤理由にも該当しないが無断欠勤ではないなどの場合、企業は休職の措置を取ります。

    起訴休職

    起訴休職は、従業員が何らかの理由で起訴された場合に休職させることを指します。企業側は、従業員が起訴されただけでは休職させることはできません。

    起訴休職させるには、従業員が起訴されたことで企業側が社会的信用を損なう恐れがあったり職場秩序に影響があることなど、合理的な理由が必要です。

    自己都合休職(留学休職など)

    自己都合休職は、従業員が個人的な理由で休職することを指します。

    具体的には家庭の事情、ボランティア活動、留学などの理由で従業員が休職を希望した際に認めるケースがあります。

    自己都合休職の理由はさまざまのため、どのような理由で休職を認めるかは企業の方針によって対応が異なります。

    出向休職

    出向休職は、従業員が所属する会社との雇用関係を結んだままグループ会社や関連会社に一時的に出向する際に休職する状態のことです。

    出向には元の会社に籍を残したままの在籍出向と籍ごと新しい会社に移す転籍出向があり、出向休職は在籍出向の場合に適用されます。

    休職期間の「取得上限・給与支給・社会保険」はどうなる?

    従業員が休職する場合、その期間や休職中の給与・社会保険はどうなるのでしょうか。

    休職期間の上限

    出典:独立行政法人労働政策研究・研修機構

    休職期間は各企業によって異なります。図のように独立行政法人労働政策研究・研修機構の調査によると、休職期間として最も多い期間は、半年から1年で全体の22.3%。長くても3年が休職期間の上限であることが一般的です。

    休職期間については、休職の理由や従業員の勤続年数を加味して計算されるケースが多く、企業の規模によっても期間が異なります。また、休業期間を短く設定する代わりに、延長規定を定めている企業もあります。

    給与支給

    企業は休職中の従業員に対して給与を支払う義務はありません。労働基準法第24条「ノーワーク・ノーペイの原則」が定められており、給与は労働の対価とみなされています。

    一方で就業規則によっては、休職中でも一定の給与を支払うと定めている企業もあります。

    休職は法律で定められていないため、企業によって対応は異なるのです。

    社会保険

    休職期間中の場合でも従業員の籍は会社にあるため、各種社会保険料の支払い義務が生じます。

    給与支給がない従業員の場合は、社会保険を天引きできません。この場合は会社が立て替えるのか、従業員自身に支払いをさせるのか、就業規則に沿った対応が必要です。

    休職手当金(傷病手当金)とは?

    休職手当金は、従業員が会社の業務とは関係がない私傷病による病気やけがで働けなくなった場合に、健康保険から給付される傷病手当金のことを指します。

    ではどのような場合に傷病手当金が支給されるのでしょうか。

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    傷病手当金の支給条件

    傷病手当金は、以下の条件を満たした場合に受け取ることができます。

    ・勤務先で社会保険に加入している
    ・業務外の病気やけが会社を休んでいる(私傷病)
    ・療養のため労働ができない
    ・会社を4日以上休んでいる(療養を開始した日から連続して3日間を除いた4日目から支給)
    ・給与の支払いがない(給与が一部支給されている場合は傷病手当金から給与分を減額)

    傷病手当金の支給金額

    傷病手当金の支給金額は給与の約2/3です。ただし社会保険被保険者期間が12カ月以上の場合と、12カ月未満の場合で支給金額が異なります。

    被保険者期間が12カ月以上の場合

    基本的には、以下の計算式をもとに算出された金額が支給されます。

    1日あたりの傷病手当金額=
    【支給開始日の以前12カ月間の各標準報酬月額を平均した額】÷30日×(2/3)
    ※支給開始日とは1番最初に給付が支給される日のこと

    たとえば、支給開始日の12カ月前から毎月30万円の標準報酬月額があった場合の1日あたりの傷病手当金額は6,667円となります。

    被保険者期間が12カ月未満の場合

    支給開始日以前の被保険者期間が12カ月未満の場合には、次の2つのうちいずれか低い額を使用して計算します。

    1.支給開始日の属する月以前の直近の継続した各月の標準報酬月額の平均値
    2.標準報酬月額の平均値
    ・28万円(※):支給開始日が平成31年3月31日までの方
    ・30万円(※):支給開始日が平成31年4月1日以降の方
    ※当該年度の前年度9月30日における全被保険者の同月の標準報酬月額を平均した額

    傷病手当金支給までの4ステップ

    実際に傷病手当金を申請するには、どのような手順を踏めばよいのか順番に確認しましょう。

    1.従業員から病気やけがで休むという連絡を受ける

    従業員から病気やけがで休むという連絡を受けたら、以下を確認します。

    ・傷病名、労災かどうか
    ・休業期間の予定
    ・有給休暇を使用するか
    ・休業期間中の連絡方法や連絡先、業務の引継ぎ状況

    2.傷病手当金申請の手続き書類の準備

    従業員の状況を確認し条件に当てはまれば傷病手当申請の準備をし「健康保険傷病手当金支給申請書」の1枚目を渡し、従業員が記入します。

    2〜3枚目は企業の担当者が記入。

    4枚目は従業員が病院に持参して、医師が記入します。

    注意点として、傷病手当金申請に必要な病院の受診費用や医師の診断書にかかる費用は従業員負担となるため、あらかじめ従業員に伝えておきましょう。

    健康保険組合の健康保険傷病手当金支給申請書
    全国健康保険協会
    関東ITソフトウェア健康保険組合

    3.協会けんぽ、健康保険組合などに書類を提出

    健康保険傷病手当金申請書が4枚とも記入ができたら申請をします。提出先は自社が加入している協会けんぽや健康保険組合です。

    4.支給開始

    申請書を提出してから支給開始までは、1〜2カ月かかります。支給が決定したら従業員本人の自宅宛に通知書が届き、その後1週間以内に従業員の銀行口座に傷病手当金が振り込まれます。

    従業員が休職に入るパターン

    従業員が休職に入る際、3つのパターンが考えられます。ここからはそれぞれどのようなケースで休職に至るのか確認しておきましょう。

    人事や上司から休職を促す

    人事や上司から従業員へ休職を促すケースは、従業員がメンタルヘルスの不調を抱えている場合です。

    たとえば従業員が以下のような項目に該当する場合は、メンタルヘルスの不調の可能性があります。

    ・遅刻や早退の増加
    ・ミスが増えるなどパフォーマンスが低くなる
    ・ネガティブな発言が増える

    これらに当てはまる場合にはまずは直属の上司から従業員に対し声をかけ、状況を確認する必要があります。

    その上で医療機関を受診することが望ましい場合には、従業員に受診をすすめます。上司が医療機関の受診や相談を従業員に促すことは業務命令権に属するため、今後業務を行うために受診が必要だと判断した旨を従業員に伝えましょう。

    産業医から促す

    労働安全衛生法第13条5項によると「産業医は労働者の健康を確保するため必要があると認めるときは、事業者に対し、労働者の健康管理等について必要な勧告をすることができる。この場合において、事業者は当該勧告を尊重しなければならない」と定めています。

    つまり、産業医が従業員の健康管理のための休職させるべきと企業に伝えた際には、企業は従業員の主治医の診断がなくても休職を命じることが可能です。

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    従業員自ら休職を希望する

    従業員から休職希望があった場合は、まず休職の理由を確認しましょう。私傷病が理由の場合には医師の診断書をみて判断します。

    休職を認める場合には現場の責任者とも連携しながら、休職による欠員調整も同時並行で行いましょう。

    休職者への対応手続き

    従業員が休職に入る際、企業側ではどのような手続きが発生するのでしょうか。

    従業員から必要書類を受け取る

    従業員が休職に入る際には、休業の種類に応じた書類を受け取ります。たとえば私傷病休業の場合には医師の診断書の確認がスタートです。

    その他、留学など自己都合休職などの場合には就業規則などで定められた規定の申請書を提出してもらいましょう。

    休職時の条件を確認する

    休職する従業員には以下の条件について必ず説明・確認します。条件は書面で残すようにしましょう。

    ・給与の有無
    ・休職期間
    ・社会保険や住民税の支払い方法

    傷病手当金・労災保険の書類対応

    私傷病で休業する従業員には傷病手当金の申請書対応、労災で休業する従業員には労災保険の手続きに関する書類作成の対応が必要です。

    職場復帰支援5つのステップ

    厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」によると、従業員の職場復帰支援には以下の1〜5のステップを踏む必要があります。

    出典:厚生労働省
    ここからは1つずつどのような支援が必要か、確認していきましょう。

    1.病気休業開始および休業中のケア

    従業員が病気休業(休職)になったら以下のような点に気をつけて、安心して療養できるように環境を整えます。

    ・傷病手当金の案内など経済的なサポート
    ・不安や悩みの相談先の紹介
    ・休職期間の告知や延長制度などの共有

    また、企業と従業員との間に後々のトラブルを回避するため、休職に関する誓約書を交わしておきましょう。誓約書に記載するポイントは以下のとおりです。

    ・休職期間中に他社で働かない
    ・面談日や訪問日の指定に従う
    ・毎月現状報告を期日までに行う
    ・社会保険料の本人負担分を期日までに会社に振り込む

    2.主治医による職場復帰可能の判断

    従業員には主治医に職場復帰の可否をしてもらい、診断書を提出してもらいましょう。その際、従業員が復帰後に企業側はどのような配慮をするべきか、主治医に具体的な意見を記載してもらいます。

    また、職場で求められる能力まで回復しているかどうかを産業医などが判断し、復帰後の対応を考えることも必要です。

    3.職場復帰の可否の判断および職場復帰支援プランの作成

    職場復帰の際、企業は以下のような情報を収集し従業員の職場復帰の可否を判断します。

    ・従業員の職場復帰の意思
    ・主治医や産業医の意見
    ・従業員からの状況報告
    ・職場環境と従業員の適性や復帰支援準備状況など

    これらを考慮した上で職場復帰が可能であると判断した場合、職場復帰支援プランを作成します。プランは産業保険のスタッフ、休職中の従業員の上司、休職中の従業員としっかり連携を取りながら以下のような内容を盛り込みます。

    ・職場復帰日
    ・就業にあたり配慮が必要な点
    ・人事労務管理上の対応
    ・産業医からの意見
    ・フォローアップのタイミングや方法

    4.最終的な職場復帰の決定

    最終決定の前にはならし就業のようなステップを踏むこともあります。たとえば自宅からオフィスまで移動し、一定時間過ごして帰宅する「通勤訓練」や、試験的に短時間出勤する「試し出勤」などで最終決定の判断材料にするケースも。

    職場復帰は原則元いた職場へ復帰しますが、休職の理由によっては配置転換や移動が必要な場合もあります。

    5.職場復帰後のフォローアップ

    従業員が職場復帰したあとは観察・支援をしながらフォローします。復帰直後は労働負荷を軽くし、徐々に元の業務に戻していきつつ産業医や産業保険スタッフなどによるフォローで職場復帰支援プランの評価や見直しを実施ます。

    具体的には、
    ・病気が再発していないか
    ・復帰後の治療状況、新たな問題がないか
    ・勤務状況や能力は問題ないか
    ・職場復帰支援プランが計画どおり実施されているか

    などを確認しましょう。

    職場におけるメンタルヘルス対策

    休職する理由は従業員によりさまざまですが、メンタルの不調から休職する人も少なくありません。従業員が心身ともに健やかに働き続けるには企業側でもメンタルヘルス対策が必要です。

    以下のように従業員に対しメンタルヘルスに取り組むことが休職を未然に防いだり、休職しても復帰できる取り組みを実施することで従業員に長く働いてもらうことができるのです。

    ・セミナーや研修を実施し心の疲れを未然に防ぐ
    ・産業医面談やストレスチェックで早期発見・ケア
    ・リワークプログラムやカウンセリングで職場復帰支援

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    従業員が休職する際にはしっかりと理由を確認し、理由にあった対応をする必要があります。

    また、ストレスによるメンタル不調が理由で休職する従業員が多い場合は職場にメンタルヘルス対策を導入することで、休職のリスクを未然に減らすなどの対策が可能です。

    従業員に長く働いてもらうために、ときには休職が必要になることもあるでしょう。企業側はしっかりと制度を整え、休職取得・復帰する従業員をサポートすることが大切です。

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