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交通費とは？通勤・旅費との違いや支給できる要件についても解説
交通費は通勤定期代も出張の新幹線代も一定の要件を満たせば経費として計上できます。近年では働き方が多様化していることから、通勤定期代の支給だけではなく実費で精算する従業員がいるなど精算方法も煩雑になってきました。（参照：通勤交通費の実費支給化の実施状況）
この記事では交通費の基本から支給の要件、不正など気をつけるべきポイントについて解説します。
目次
交通費とは？
交通費とは、電車や飛行機などを利用する際にかかる費用のことを指します。大きくは「通勤交通費」と「旅費交通費」に分けられます。
通勤交通費とは、その名の通り通勤にかかる交通費のことです。従業員がオフィスまで出社する際に発生する電車・バスなどの公共交通機関の定期代などが該当します。
旅費交通費は出張や取引先への訪問など、主に業務上発生した移動にかかる費用のことを指します。
通勤交通費と旅費交通費の違い
通勤交通費には、電車・バス・新幹線代などの公共交通料金だけでなく、車通勤時のガソリン代も含まれます。
一方、旅費交通費は、従業員が取引先などに訪問するために使う交通費のことです。出張などで遠方に出かけた際には「出張旅費」になり、電車で近くの取引先に訪問した際には「旅費交通費」と分けられることが多くあります。
通勤交通費は条件を満たせば一定金額までは非課税です。また、毎月定額で給与と一緒に支払われたり定期券が現物支給されるケースが多いでしょう。
旅費交通費や出張旅費は従業員自らが経費精算などで精算する必要があります。精算後は現金で精算か、給与と一緒に精算されることが多いでしょう。
交通費を企業が従業員に必ず支払う法的義務はあるのか
通勤交通費は多くの企業で支給されていますが、法的義務はありません。労働基準法などでも通勤手当の支給は必須ではなく、あくまで企業側が設ける福利厚生として扱われます。
一方、業務上で発生する出張や交通費などの費用は支給要件に従って支払わなければいけません。営業などの移動が多い従業員には経費精算のルールなど支給要件を事前にしっかりと伝えておく必要があります。
通勤交通費の課税は？
通勤交通費は給与と一緒に支給されるため課税対象と思われる方もいらっしゃるのですが、役員や従業員が通勤のために発生する交通費は、国税庁が定めた限度額以下であれば所得税がかかりません。
電車・バスなどの公共交通機関を利用した場合の非課税限度額は1カ月15万円以下です。通勤経路に合理性が認められれば、新幹線の定期代も非課税扱いになります。
自動車やバイクなどの場合は、以下の図のとおり片道の通勤距離によって非課税の上限金額が決まっています。
ちなみに出張など業務上で発生する費用はもちろん非課税です。
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交通費支給の対象者
では交通費の支給対象者の範囲はどのように定められているのでしょうか。
同一賃金同一労働によりパート・アルバイトへも支給する
通勤交通費は基本的に全従業員に支給されるもので、正社員にだけ支給してパートやアルバイトには支給しないということは認められません。
厚生労働省の同一労働同一賃金のガイドラインでも通勤交通費について「短時間・有期雇用労働者にも、通常の労働者と同一の通勤手当及び出張 旅費を支給しなければならない。」と記載があります。
しかし出勤日数に応じて支給額を定める場合、雇用形態によって通勤交通費の支給条件を変えることができます。具体的には、週4日勤務のパート従業員には1カ月分の通勤定期代を支給するが、週3日以下の従業員には実費分の金額を支給する場合などです。
雇用形態に問わず定期代を支給する場合・週の勤務日数により支給条件を変える場合、どちらでも運用はできますが、従業員の不公平感を避けるためにも就業規則などでしっかりと基準を設けておきましょう。
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通勤交通費支給の3パターン
通勤交通費支給には以下3つのパターンがあります。
1.規定内支給
2.全額支給
3.一律支給
ここからはそれぞれについて詳しく解説します。
1.規定内支給
規定内支給とは企業が上限を定めて通勤交通費を支給するパターンです。たとえば「1日800円まで」「月3万円まで」などの上限を定めて支給します。
規定内支給は法律で定められていないため、企業によって基準はさまざまです。
2.全額支給
従業員の通勤にかかるすべての費用を支給するのが、全額支給です。従業員側の負担が一切ないというメリットがありますが、企業にとっては従業員に大きな通勤交通費を支払うリスクがあるといえます。
3.一律支給
一律支給では、企業で定めた通勤交通費をすべての従業員に支給します。企業にとっては従業員ごとに交通費を計算する手間がかからないため、給与計算の効率化につながるでしょう。
またオフィスの近くに住んでいる従業員の通勤交通費は1カ月1万円なのに、遠方の従業員には3万円支給されている場合などは不公平感につながっている場合も。たとえば一律支給で1カ月3万円支給されれば、このような不公平感の解消にもつながるでしょう。
交通費を支給できる要件
交通費を支給するためには、事前にさまざまな規則を定めなければなりません。どうすれば問題なく交通費が支給できるのか、ここでしっかり理解しましょう。
就業規則や雇用契約書などに規定されていること
通勤交通費を支給するには、就業規則・雇用契約・社内ルールで通勤交通費に関する規則を定めなければなりません。具体的には以下のような点を検討します。
・通勤交通費を支給するかどうか
・マイカーの使用を認めるか
・マイカー使用を認める場合のルール
・通勤交通費に上限を設けるか
・一律支給を導入するか
・最短経路と最安経路がある場合、どちらを優先するか
また、通勤交通費は従業員の社会保険料や源泉徴収にも影響する重要な費用です。これらについても、どのように影響するのかしっかりと理解し検討しておくことが大切です。
通勤もしくは業務上の交通費であること
業務上必要な出張などで移動した際に発生した交通費は、就業規則や社内規定などで支給ルールを明確に定めておかなければなりません。
旅費交通費や出張旅費は経費処理の中でも件数が多く、処理に時間がかかります。申請する1人1人がルールを守ることで、会計入力から精算処理までの業務効率化につながります。
また、通勤のための交通費は法律上、企業に支払義務はないものの、前述のとおり就業規則や雇用契約所などで定めておくことで通勤交通費を従業員に支給できます。
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通勤手当の不正受給のケース
企業の不正の中で発生しやすいものの1つが通勤交通費の不正受給です。悪質な不正が発覚した際には企業は従業員に対して返還請求ができます。また、場合によっては懲戒処分につながるケースもあります。
ではどのように不正が行なわれるのでしょうか。
申告と異なる手段で通勤
「通勤のために電車を利用する」と申請し通勤交通費が支給されていたにもかかわらず、徒歩や自転車で通勤していた場合などが不正に該当します。
申告とは異なる経路で通勤
通勤経路が複数ある場合、定期代が高い方の金額を会社に申請し、実際には安い方の経路で通勤するケースがあります。
居住地の虚偽申告
引越しをしたことを故意に知らせず通勤経路の変更届をしなかった場合や、実際の住所よりも遠方に住んでいると嘘をつき実際にかかる通勤交通費よりも多い金額を受給していた場合などが不正にあたります。
悪質なケースでは住民票を遠くに住む親戚の住所にうつし、計画的に高額な通勤手当を受け取る手口も存在します。手のこんだ手口は不正が発覚しづらいため、担当者は注意深くチェックしなければなりません。
在宅勤務の交通費について
感染症対策により在宅勤務を導入した企業も増え、在宅勤務日の交通費についても定めておく必要があります。
多くの企業では「出社日が多い場合は定期代を支給」「少ない場合は出社した日数分の交通費を支給」としているようです。
具体的には平均週4日以上在宅勤務をした場合には定期代を支給せず、旅費交通費と同じように経費精算のフローで請求する、などです。企業によって計算方法や支給方法が違うため、自社の算定方法に合わせてシュミレーションしルールを定めておく必要があります。
また、在宅勤務をしていることを経理部など通勤交通費を計算・支給している部署が把握していないと精算のやり直しなど後々大変なことになります。各部署が連携して明確にルールを定めておくとよいでしょう。
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交通費支給は事前のルール設定が重要
通勤交通費も旅費交通費も、就業規則や雇用契約書などでしっかりと事前にルールを定めて運用することがトラブルを未然に防ぐポイントです。
同一労働同一賃金や在宅勤務など、近年制度や働き方が大きく変わってきています。これらに合わせて企業の担当者も知識をアップデートし、企業と従業員にとってベストだと思われる制度設計を目指しましょう。
