4種類あるって知ってた?!総務が把握すべき登記事項証明書とは

    目次

    「登記事項証明書って、なに?」というひともいるかもしれませんね。「履歴事項全部証明書」という名前なら聞き覚えのある総務担当者もいらっしゃるでしょうか。

    登記事項証明書とはなにか?どこで交付してもらえるのか?順にご説明します。

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    登記事項証明書って?

    登記事項証明書は、「登記簿」「登記簿謄本」 と呼ばれることもあります。

    登記簿謄本は、昔はすべて紙で管理されていました。いまはデータ化され、登記記録として管理されています。この登記記録データから取得できるのが、登記事項証明書です。

    登記事項証明書には何が書いてある?

    登記事項証明書には、次のような内容が記載されています。

    1. 法人の正式名称
    2. 本店・本社の所在地
    3. 法人の代表者の氏名
    4. 法人の役員の氏名
    5. 法人の目的

    登記事項証明書には4種類ある

    ひとくちに登記事項証明書といっても、以下の4種類があります。

    1、現在事項証明書

    ⇒現在効力がある登記記録のみの証明書

    2、履歴事項証明書(*1)

    ⇒「現在事項証明書」に、過去の登記記録の変更もふくめた証明書

    3、閉鎖事項証明書

    ⇒「履歴事項証明書」にふくまれない、すでに閉鎖された登記記録の証明書

    4、代表者事項証明書

    ⇒会社の代表者の代表権についての証明書

    *1:「履歴事項証明書」に記載されるのは、証明書の交付請求日の3年前の日が属する年の、1月1日以降の記録です。それより古い登記記録については、「閉鎖事項証明書」に記載されます。

    注意点:「現在事項証明書」「履歴事項証明書」「閉鎖事項証明書」には、全部証明書と一部証明書があります。

    登記事項証明書はどこでもらえる?

    登記事項証明書を管理しているのは、法務局です。ですから、登記事項証明書を交付してもらうときは、法務局や、法務局の管轄下にある登記所に請求します。

    登記事項証明書の交付に必要なものは?

    登記事項証明書の交付に必要なものは、次の2つです。

    1. 登記事項証明書交付申請書
    2. 手数料額に相当する収入印紙

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    登記事項証明書の請求方法は?

    登記事項証明書の請求方法には、以下の3つがあります。

    1、直接、窓口に行って請求する

    法務局や登記所の窓口に行って、登記事項証明書の交付を請求します。登記事項証明書をもらって帰れますので、急いでいるときは、直接窓口に行くのが最適です。会社の所在地に関係なく、どの登記所でも、登記事項証明書を交付してもらうことができます。

    *登記所によっては、証明書発行請求機というものが置かれています。この機械を使えば、登記事項証明書交付の申請書を作成することができますので、手書きの手間が省けます。

    2、郵送で請求する

    登記所が遠い、時間がない、ということもあるでしょう。直接、登記所の窓口に行かなくても、郵送で請求することもできます。登記事項証明書の交付申請書は、法務局のホームページから手に入れることができます。

    郵送で請求するときは、返信用封筒を同封しましょう。もちろん、宛名を書いて切手も貼ることも忘れずに。

    3、インターネットで請求する

    さらに、インターネットで請求することもできます。「登記・供託オンライン申請システム」というサイトを利用します。手数料は、インターネットバンキングや、ペイジーを使って支払います。

    交付された登記事項証明書は、会社に郵送してもらうことも、登記所まで取りに行くこともできます。

    登記事項証明書の管理は総務の仕事

    登記事項証明書には、本社の所在地や、代表者の氏名などが記載されています。本社が移転したり、役員が退任したりしたときは、すみやかに変更の届け出が必要です。

    その役目は、総務が担当することになるでしょう。

    通常業務に割りこんでくる、イレギュラーな仕事に思えるかもしれませんが、スケジュールを調整して、対応しなくてはいけません。

    登記事項証明書は、会社のプロフィールともいうべき、会社の基本情報を証明する書類なのです。

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