職場コミュニケーションの改善方法!事例や原因別改善策をインプットしよう

    目次

    働くことにおいて、コミュニケーションは重要です。職場のコミュニケーションが活発に行われることで、職場の雰囲気が良くなり、誰もが働きやすい環境を手に入れる事ができます。

    従業員に選ばれる企業になるには『働きがい』だけでなく、『働きやすさ』も必要です。満足度を高める『働きがい』と違い、『働きやすさ』が失われると不満がどんどん溜まってしまいます。Googleが、組織の生産性を左右する重要な要素として社員の「心理的安全」を意識しているのも、この『働きやすさ』を向上させることで、より『働きがい』の効果をあげるためでしょう。

    「心理的安全」を担保するのに一役買う社内活性化ですが、実際に職場のコミュニケーションがうまくいっている会社は、そう多くはありません。今回は職場のコミュニケーションがうまくいかない原因と原因別の改善策をご紹介します。

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    職場コミュニケーション活性化が必要とされる背景

    はじめに、「職場コミュニケーション活性化が必要とされる背景」から見ていきましょう。きっとあなたも想像に難くないと思いますが、職場コミュニケーションに課題を感じている企業、人はとても多いです。日本最大級の人事ポータルサイトを運営するHR総研の調査結果によると、社内のコミュニケーションに課題を感じている企業は約8割にのぼるとされています。

    社内のコミュニケーションに課題があると思うか


    参考:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

    「社内のコミュニケーションに課題があると思うか」を聞いたところ、企業規模を問わず、8割近い企業が社内コミュニケーションに課題を感じている。

    また、同調査報告では、どこにコミュニケーションの課題を感じているかという調査結果も出ており、一番多く課題を感じられていたのは「部門間・事業所間のコミュニケーション」で課題を感じている人は7割にものぼっています。

    課題のあるコミュニケーションはどこか(全体)


    参考:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

    「課題のあるコミュニケーションはどこか」を選択式で聞いたところ、セクショナリズムが課題となる「部門・事業所間」がトップで、全体では68%に上った。

    では、このようなコミュニケーションの課題が引き起こす問題とはなんでしょうか? 同調査では、「コミュニケーション不足は業務の障害になるか?」という調査結果も出しており、ほぼ全員が業務の障害になると回答しています。

    コミュニケーション不足は業務の障害になるか


     

    参考:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

    「コミュニケーション不足は業務の障害になるか」と聞いたところ、ほぼ全員が「コミュニケーション不足は業務の障害になる」と認識している。

    このように多くの企業において、職場でのコミュニケーションの課題を感じており、職場コミュニケーション活性化によって、業務の障害を取り払い、業務を今よりももっと円滑に進めたいと考えているのです。

    職場のコミュニケーションの重要性

    なぜ、職場でのコミュニケーションが重要なのか? 職場コミュニケーションが重要な理由は、いくつかあげられますが、最大の理由は、働きやすさが向上することです。先ほど、「コミュニケーション不足は業務の障害になるか?」という調査結果を見ていきましたが、コミュニケーションが不足している職場を想像してみてください。

    上司に話しかけづらくスピーディーに問題解決がなされない、部門間のセクショナリズムが強く協力し合えない、上司からの指示がわかりにくく円滑に仕事を進めることができないなど、などさまざまな障害が予想されます。こんな職場では、働きにくいですよね。コミュニケーションの有無で大きな差が生まれます。

    働きやすさが向上する!コミュニケーションによるメリット

    では、働きやすさが向上するとどんなメリットがあるのでしょうか?なぜ職場のコミュニケーションが重要なのか、またそれが会社にどういった影響を与えるか、それらのメリットをご紹介します。

    社員の満足度に繋がる

    多くの人が、「会社を辞めたい」と思うときに考えることは「未来が見えないから」ということではないでしょうか?労働条件、業務内容、給与、人間関係など、原因は様々ですが、「ここにずっといても、望む自分にはなれない」という気持ちが根源にあります。しかし、「自分はこうなりたい、こうしたい。だから、こういうことをしてほしい」というやり取りが出来る環境があれば、社員それぞれの働きやすくなり、満足度にも繋がってくるでしょう。

    従業員エンゲージメントが上がる

    職場でのコミュニケーション、特に上司と部下のコミュニケーションの円滑化によって従業員エンゲージメントが向上します。従業員エンゲージメントとは従業員が自身の企業へ抱く愛着や思い入れを表す言葉で、「目標達成に向けての自発的な貢献意欲」のことを言います。社員満足度と似ている言葉とされていますが、上述の通り「目標達成に向けての自発的な貢献意欲」なので、さらに会社の業績へのプラスの影響は大きいと言われています。

    「仲良くなる」だけじゃないビジネスにおける効果がある

    円滑なコミュニケーションは、業務効率のアップに繋がる可能性もあるでしょう。独立して仕事をしていた人が自分の業務を発信することで、他部署から助けを得られるかもしれません。また、同僚のことを理解できる機会が増えると、仕事を頼みやすくなり、効率よく仕事が進むようになることも考えられます。他人にうまく仕事を振れる環境は、個人が潰れないためにも、会社が組織としてまわるためにもメリットになるのです。

    職場のコミュニケーションを活性化する改善法

    コミュニケーションが不足する場所は会社によって様々ですので、

    今回は階層間、部署間でのコミュニケーション不足、コミュニケーションは取れているんだけども質が低い、というように問題別で改善策をご紹介させていただきたいと思います。

    階層間でのコミュニケーション不足の改善策

    階層間でのコミュニケーション不足の改善策を2つご紹介します。

    1on1

    階層間でのコミュニケーションが不足している場合には、意識的にコミュニケーションを増やそうとしても、業務に集中しているうちに忘れてしまいます。そこでおすすめしたいのが、1on1です。

    1on1とは、上司と部下の間で定期的に行う面談のことです。1on1は、部下が仕事を通して内省した「気づき」や「悩み」について話すことを目的としているのが特徴です。

    1on1を行うことで、必然的にコミュニケーションを取れると同時に、部下の状況把握・モチベーション向上が実現でき、マネジメント的観点からも効果があります。実際の事例としてヤフー株式会社では、早くから1on1面談を実施して、組織活性化に大きな成果を出しています。

    レクリエーション

    ベタではありますが、階層間でのコミュニケーションが不足している場合、レクリエーションは有効なようです。スポーツやゲーム大会、バーベキューなどが挙げられますが、ポイントは参加者同士が、「実際に顔を合わせて、同じ思いを共有すること」です。普段接する機会のない人でも、レクリエーションの内容を会話のきっかけに打ち解けることができ、また、同じ楽しい・悔しいといった思いを共有することで、組織の一体感を醸成することにつながります。

    全社を挙げてのイベントとなると大掛かりですが、イントラネットを活用してのサークル活動は手軽に始めることができます。手軽なレクリエーションからでも、顔を合わせて同じ思いを共有する体験を初めてみてはいかがでしょうか。

    部署間でのコミュニケーション不足の改善策

    部署間でのコミュニケーション不足の改善策を2つご紹介します。

    シャッフルランチ

    部署間でのコミュニケーションが不足している場合には、直接業務に関わる話題を話すことは、ハードルが高いでしょう。部署間でのコミュニケーションが不足を改善させるには、シャッフルランチが有効です。

    社員を部署や階級に関係なくシャッフルしたグループでランチに行ってもらいましょう。

    ランチを通して、プライベートな話や個人的ニュースなどを共有しましょう。相手を知ることで業務中にも話しかけやすくなります。

    シャッフルランチについて詳しく知る

    社内イベント

    社内イベントを実施することで、「タテ」と「ヨコ」、そして普段関わることのない「ナナメ」の関係の他の社員とコミュニケーションを取る機会を持つことが出来ます。

    産労総合研究所が2014年に実施した「社内イベント・社員旅行等に関する調査」によれば、1,000人以上の企業の中では、社内イベントを実施する目的として最も多く挙げられたのが「コミュニケーション促進」でした。また、そのようなイベントを糸口に、イベント以外の日常においてもコミュニケーションが活発になるのではないでしょうか。

    コミュニケーションの質に問題がある場合の改善策

    先ほど書いた例のように、一方的なコミュニケーションをしないようにまずは、相手の立場に立ってコミュニケーションすることができるようにならなければなりません。

    相手のことを知り、コミュニケーションの質を改善させるには、いかに小さなコミュニケーションを増やすかが大切です。小さなコミュニケーションを重ねることで相手のことを知る機会はもちろん、より良好なコミュニケーションを取りやすい雰囲気が生まれます。

    コミュニケーションの質を改善したい場合も、上で見てきたような改善策を利用してコミュニケーションの量を更に増やすことからはじめてみてはいかがでしょうか。

    職場コミュニケーション活性化のユニークな事例

    最後に、職場コミュニケーション活性化のためにユニークな取り組みをしている企業を紹介します。上記で見てきた改善策以外にも、これらの事例を参考に、思い切ったユニークな制度を作ってみるのも良いかもしれません。

    食事をきっかけに成果を生み出す組織への大変革!|アドイノベーション株式会社

    アドイノベーション株式会社のオフィスおかん導入事例

    アドイノベーション株式会社では、メンバーが仕事に集中でき、イノベーションを起こせる組織作りのために、従業員の健康とコミュニケーションへ投資を行うことを目的に「オフィスおかん」を導入しました。これにより、従業員の健康をサポートする環境が整い、個々のパフォーマンスが向上。信頼に基づく強い組織へと生まれ変わったといいます。

    [記事]オフィスおかんを大解剖! 評判・料金・エリア・事例は?

    オフィスおかんをもっと知る!

    定時後は無料でお酒が飲める社内BAR|VOYAGE


    出典:https://voyagegroup.com/culture/environment/ajito/

    株式会社VOYAGE GROUP 社内BAR

    株式会社VOYAGE GROUPでは、社内BARを設置しています。「社内でもっと熱く議論できる場所が欲しい」「コミュニケーションが生まれる場所が欲しい」という社員の声から生まれたそう。なんと定時後18:30〜は無料でお酒が飲めるそう。羨ましいですね。

    役員を指名してランチができる!|アカツキ

    株式会社アカツキ 役員ランチ制度

    株式会社アカツキでは、社員であれば誰でも、月に1回役員を指名してランチに行ける制度を実施しています。もちろん会社負担ですので、気軽に行くことができますね。普段なかなか関わることのない役員の方とか関われるいい機会ですね。

    ポーカーを通じてコミュニケーション活性化|ワークスメディア

    株式会社ワークスメディア 社内ポーカー大会

    株式会社ワークスメディアでは、3ヶ月に一度、社内ポーカー大会が開催されるそう。ポーカーを通して、業務中は見ることのできない同僚の意外な一面を見ることができるかもしれませんね。

    1on1ミーティング|ヤフー

    ヤフー株式会社|1on1で、才能と情熱を解き放つ

    1on1を実践している企業として最も有名な企業の1つが、多くの方がご存知の通りヤフー株式会社(以下、ヤフー)です。ヤフーでは、今後の会社の成長のために個々の社員の能力を最大化する必要があると感じ、「部下の才能と情熱を解き放つ」という人材育成のコンセプトを掲げ、1on1を実施しはじめたそうです。そのおかげか、現在ではヤフー社員7,000名のうちの約9割が隔週1回以上、約30分の1on1をおこなっているそうです。それほど1on1の効果と重要性が認識されているということですね。

    職場の問題を見直してコミュニケーション改善

    ここまで見てきたように、職場のコミュニケーションを改善する方法はいくつかあります。

    どれも職場のコミュニケーションの量を増やし、社内を活性化させることが可能です。あなたの職場のコミュニケーションはなぜうまく行かないのか?一度原因に立ち帰った上で、どの改善策が最適かを考えてみましょう。

    プチ社食サービスの「オフィスおかん」も多くの企業様に、職場コミュニケーション改善のツールとしてご利用いただいています。職場内に、いつでも気軽に食事ができるオフィスおかんがあることで、食事を通じたコミュニケーションが自然と生まれます。コミュニティ改善策を検討される際には、オフィスおかんの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

    いつでも食事を提供  置き型社食︎のオフィスおかんは全国の企業で導入されています。  コロナ禍で感染リスクを最小限に抑えるために食事を社内で完結させたい、出社が必要な従業員を支援するための導入が増えています。 オフィスおかんのサービスを詳しくみる

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