職場コミュニケーションの改善方法!事例や原因別改善策をインプットしよう

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    働くことにおいて、コミュニケーションは重要です。職場のコミュニケーションが活発に行われることで、職場の雰囲気が良くなり、誰もが働きやすい環境をつくる事ができます。

    従業員に選ばれる企業になるには「働きがい」だけでなく、「働きやすさ」も必要です。満足度を高める働きがいと違い、働きやすさが失われると不満がどんどん溜まってしまいます。Googleが、組織の生産性を左右する重要な要素として社員の「心理的安全」を意識しているのも、この働きやすさを向上させることで、より働きがいの効果をあげるためでしょう。

    「心理的安全」を担保するのに一役買う社内活性化ですが、実際に職場のコミュニケーションがうまくいっている会社は、そう多くはありません。今回は職場のコミュニケーションがうまくいかない原因と、原因別の改善策をご紹介します。

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    職場コミュニケーション活性化が必要とされる背景

    はじめに、「職場コミュニケーション活性化が必要とされる背景」から見ていきましょう。想像に難くないと思いますが、職場コミュニケーションに課題を感じている企業や従業員は少なくありません。

    日本最大級の人事ポータルサイトを運営するHR総研の調査結果によると、なんと約8割もの企業が社内のコミュニケーションに課題を感じていることが分かっています。この調査では、会社の中でも「部門間・事業所間」でのコミュニケーションに課題を感じている人の割合が一番多くなっていました。

    では、このようなコミュニケーションの課題が引き起こす問題とはなんでしょうか? 同調査では、コミュニケーション不足が業務の障害になるかという質問に対して、ほぼ全員が業務の障害になると回答する結果となりました。

    このように、多くの企業が職場でのコミュニケーション課題を感じています。そのため、職場コミュニケーションを活性化することによって、業務の障害を取り払い、今よりももっと円滑に進めたいと考えているのです。

    (参照:ProFuture株式会社「有効なコミュニケーション促進施策は何か /「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告(https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=153)」『HRプロ』、記事更新日:2016/10/3、参照日:2023/10/4、調査主体:HR総研(ProFuture株式会社)、調査対象:上場及び未上場企業229社の人事担当者に実施したアンケート調査、集計計測期間:2016年8月10日~8月23日)

    職場のコミュニケーションの重要性

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    なぜ、職場でのコミュニケーションが重要なのでしょうか? その理由はいくつかあげられますが、最大の理由は働きやすさが向上することです。先ほど、「コミュニケーション不足は業務の障害になるか?」という調査結果を見ていきましたが、コミュニケーションが不足している職場を想像してみてください。

    上司に話しかけづらくスピーディーに問題解決がなされない、部門間の連携が上手くいかず協力し合えない、上司からの指示が分かりにくく円滑に仕事を進めることができないなど、さまざまな障害が予想されます。このような職場は、働きづらいですよね。

    働きやすさが向上する!コミュニケーションによるメリット

    では、働きやすさが向上するとどんなメリットがあるのでしょうか?なぜ職場のコミュニケーションが重要なのか、またそれが会社にどういった影響を与えるか、それらのメリットをご紹介します。

    社員の満足度に繋がる

    「会社を辞めたい」と思う原因の一つに、「未来が見えないから」と考える人は少なからずいるのではないでしょうか?労働条件、業務内容、給与、人間関係など、要因は様々ですが、「ここにずっといても、望む自分にはなれない」という気持ちが根源にあるかもしれません。

    しかし、「自分はこうなりたい、こうしたい。だから、こういうことをしてほしい」というやり取りが出来る環境があれば、社員それぞれが働きやすくなり、満足度にも繋がってくるでしょう。

    従業員エンゲージメントが上がる

    職場でのコミュニケーションの中でも、特に上司と部下のコミュニケーションの円滑化によって従業員エンゲージメントが向上する傾向があります。

    従業員エンゲージメントとは、従業員が自社へ抱く愛着や思い入れを表す言葉で、「企業が目標達成をするための自発的な貢献意欲」のことを指します。社員満足度と似ている言葉とされていますが、それよりもさらに会社の業績へのプラスの影響は大きいと言われています。

    「仲良くなる」だけじゃないビジネスにおける効果がある

    円滑なコミュニケーションは、業務効率のアップに繋がる可能性もあるでしょう。独立して仕事をしている人が自分の業務を発信することで、他部署から助けを得られるかもしれません。

    また、同僚のことを理解できる機会が増えると、仕事を頼みやすくなり、効率よく物事が進むようになることも考えられます。他人にうまく仕事を振れる環境は、個人が潰れないためにも、会社が組織としてまわるためにもメリットになるのです。

    職場のコミュニケーションを活性化する改善法

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    階層間・部署間でのコミュニケーション課題について、問題別に改善策をご紹介します。

    階層間でのコミュニケーション不足の改善策

    階層間でのコミュニケーション不足の改善策を2つご紹介します。

    1on1

    階層間でのコミュニケーションが不足している場合には、意識的にコミュニケーションを増やそうとしても、業務に集中しているうちに忘れてしまいます。そこでおすすめしたいのが、1on1です。

    1on1とは、上司と部下の間で定期的に行う面談のことです。部下が仕事を通して内省した「気づき」や「悩み」について話すことを目的としているのが特徴です。

    1on1を行うことで、必然的にコミュニケーションを取れると同時に、部下の状況把握・モチベーション向上が実現でき、マネジメント的観点からも効果があります。後述しますが、実際の事例として、LINEヤフー株式会社では早くから1on1面談を実施し、組織活性化に大きな成果を出しています。

    レクリエーション

    ベタではありますが、階層間でのコミュニケーションが不足している場合、レクリエーションは有効なようです。スポーツやゲーム大会、バーベキューなどが挙げられますが、ポイントは参加者同士が「実際に顔を合わせて、同じ思いを共有すること」です。

    普段接する機会のない人でも、レクリエーションの内容を会話のきっかけに打ち解けることができます。また、同じように楽しい・悔しいといった思いを共有することで、組織の一体感を醸成することにつながります。

    全社を挙げてのイベントとなると大掛かりですが、内部のネットワークを活用したサークル活動などは手軽に始めることができます。手軽なレクリエーションからでも、顔を合わせて同じ思いを共有する体験を初めてみてはいかがでしょうか。

    部署間でのコミュニケーション不足の改善策

    ここでは、改善策を2つご紹介します。

    シャッフルランチ

    社員を部署や階級に関係なく、シャッフルしたグループでランチに行ってもらいましょう。

    部署間でのコミュニケーションが不足している場合には、直接業務に関わる話題を話すことは、ハードルが高くなる場合があります。そのため、ランチを通してプライベートな話や個人的ニュースなどを共有することが望ましいです。相手を知ることで、業務中にも話しかけやすくなります。

    社内イベント

    社内イベントを実施することで、「タテ」と「ヨコ」、そして普段関わることのない「ナナメ」の関係の社員とコミュニケーションを取る機会を持つことが出来ます。

    産労総合研究所が2014年に実施した社内イベントに関する調査によれば、1000人以上の企業による社内イベントの実施目的として最も多く挙げられたのが「コミュニケーション促進」でした。そのようなイベントを糸口に、日常においてもコミュニケーションが活発になるのではないでしょうか。

    (参照:株式会社産労総合研究所「2014年 社内イベント・社員旅行等に関する調査(https://www.e-sanro.net/research/research_jinji/shanaiseido/shanai_event/pr1411.html)」『産労総合研究所』、記事更新日:2014/11/18、参照日:2023/10/4、調査主体:産労総合研究所、調査対象:産労総合研究所の​会員企業から任意に抽出した2,000社、複数回答可能、集計計測期間:2014年6月)

    コミュニケーションの質に問題がある場合の改善策

    一方的なコミュニケーションを避けるためには、相手の立場に立ってコミュニケーションをとることが重要です。そのためには、小さなコミュニケーションを増やすことが大切になります。小さなコミュニケーションを重ねることで、相手のことを知る機会が増え、より質の高いコミュニケーションを取りやすい雰囲気が生まれます。

    コミュニケーションの質を改善するための方法としても、すでにご紹介をした改善策が有効に働きます。ぜひ取り入れてみてください。

    職場コミュニケーション活性化のユニークな事例

    最後に、職場コミュニケーション活性化のためにユニークな取り組みをしている企業を紹介します。上記で見てきた改善策以外にも、これらの事例を参考に、思い切った制度を作ってみるのも良いかもしれません。

    食事をきっかけに話題が生まれ、コミュニケーション活性化を実現|武蔵コーポレーション株式会社

    武蔵コーポレーション株式会社では、「従業員には健康に働いてほしい」という社長の想いを職場環境の充実により実現するため「オフィスおかん」を導入しました。

    その結果、従業員の健康をサポートする環境が整っただけではなく、「これがおいしいよ」「このメニューいいね」「自分のお気に入りはこれ」といった話題も生まれ、コミュニケーションが活性化に繋がっています。さらには、若い男性の従業員が中心となり、仕事終わりに社内でオフィスおかんのお惣菜を肴にビールを飲み親交を深めるといったパーティーが流行りました。

    武蔵コーポレーション株式会社のオフィスおかん導入事例はこちら

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    定時後は無料でお酒が飲める社内BAR|株式会社VOYAGE GROUP

    株式会社VOYAGE GROUPでは、社内BARを設置しています。偶発的なコミュニケーションを生む場所として開放され、プライベートな話をしたり、ゲームをしたりと活用の幅は様々です。また、このような場が業績向上のきっかけになっているのでは、という声も挙がっていました。

    ※株式会社VOYAGE GROUPは、2022年1月、株式会社CARTA HOLDINGSと合併しています。

    (参照:ICCパートナーズ株式会社「驚異の稼働率120%!「社内BAR」を持つVOYAGE GROUP の秘密【F17-3A #6】(https://industry-co-creation.com/management/11701)」『【ICC】INDUSTRY CO-CREATION』、記事更新日:2017/4/10、参照日:2023/10/4)

    ポーカーを通じてコミュニケーション活性化|株式会社ワークスメディア

    株式会社ワークスメディアでは、社内イベントとしてポーカー大会が開催されるそうです。ポーカーを通して、業務中は見ることのできない同僚の意外な一面を見ることができるかもしれませんね。

    (参照:株式会社ワークスメディア「社内イベント-第一回WMポーカー大会(http://worksmedia.jp/recruit/event/event08.php)」『株式会社ワークスメディア』、参照日:2023/10/4)

    1on1ミーティング|LINEヤフー株式会社

    1on1を実践している企業として最も有名な企業の1つが、多くの方がご存知の通りLINEヤフー株式会社です。同社はいち早く1on1に注目をし、仕事で得た成功・失敗経験を今後に生かす場として、また従業員それぞれがもつ潜在能力を見出す場として活用されています。

    そのおかげか、当初は先行きを懸念されていた取り組みでしたが、徐々に文化として定着していったそうです。それほど1on1の効果と重要性が認識されているということですね。

    (参照:LINEヤフー株式会社「「1on1ミーティング」で強い組織をつくる 人材育成のための部下とのコミュニケーション(https://about.yahoo.co.jp/info/blog/20181011/1on1.html)」『Yahoo! JAPAN』、記事更新日:2018/10/11、参照日:2023/10/4)

    職場の問題を見直してコミュニケーション改善

    ここまで見てきたように、職場のコミュニケーションを改善する方法はいくつかあります。

    どの方法もコミュニケーションの量を増やし、社内を活性化させることが可能です。自社の職場のコミュニケーションはなぜうまくいかないのか一度原因に立ち返った上で、どの改善策が最適かを考えてみましょう。

    置き型社食®︎サービスの「オフィスおかん」も、職場コミュニケーション改善のツールとして利用されています。職場内に、いつでも気軽に食事ができるオフィスおかんがあることで、食事を通じたコミュニケーションが自然と生まれます。改善策を検討される際には、オフィスおかんの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

    ※「置き型社食®︎」は株式会社OKANの登録商標です。

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