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社内コミュニケーションを改善しよう！活性化に繋がる施策・ツール・事例とは？
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働き方の多様化やメール、イントラネットの普及で、希薄になりがちな社内コミュニケーション。自社にも思い当たることがある…という方も多いのではないでしょうか。過去にはコミュニケーションの活性化よりも個人のスキル向上が重視されていた時期もありましたが、近年では「生産性向上」の視点から社内コミュニケーションの活性化に重きを置き、取り組みを強化する企業が増えています。
そこで今回は、社内コミュニケーションを活性化させるメリットや成功させるためのポイントから、実際に行われている施策・事例・ツールまでを一挙にご紹介します。
目次
そもそも社内コミュニケーションは何に効く？
「社内コミュニケーションとはどういうもので、どのような効果があるか知っていますか？」 とい質問をされたらどう答えるでしょうか。
業務に関する情報交換が活発に行われていたり、世代が異なる従業員同士でも共通の話題で盛り上がっていたり…と、なんとなくのイメージしかないという方も多いものです。そもそも社内コミュニケーションにはどのようなものがあって、どのような効果があるのかをご存知でしょうか。
実は社内コミュニケーションは大きく「縦」「横」「全体」の3つに分けられ、それぞれに異なる効果があります。
縦の社内コミュニケーションは 「モチベーション向上」に効く
縦の社内コミュニケーションとは、経営陣と従業員、上司と部下との間のコミュニケーションのこと。
縦の社内コミュニケーションが活性化されていないと、従業員には経営陣の考えと自身の業務とがまったく結びついていないように感じてしまったり、上司の考える問題点が部下には問題点と認識されていなかったり、といったことが起こりやすくなります。
縦の社内コミュニケーションの活性化は、階層間での認識の齟齬をなくすことで、関わる全員が今取り組むべき課題やその理由を正しく理解して、高いモチベーションを持って業務に取り組むことができます。そしてそのことが最終的に、社内全体の生産性にも繋がるのです。
横の社内コミュニケーションは 「スムーズな連携」を生む
次に、横の社内コミュニケーションについて見ていきましょう。同じチームに属する同僚や、部門間の社内コミュニケーションが横のコミュニケーションです。
横の社内コミュニケーションが希薄化すると、チーム内での役割分担が曖昧になり、業務に漏れやダブりが多発する、基本的な報告・連絡・相談すら満足にできなくなってミスやトラブルが起こりやすくなります。さらには、つい保守的にな行動をとってしまい、本来連携して行うべき業務が停滞し生産性も悪くなってしまいます。
横の社内コミュニケーションが活性化すると、チームメンバーの得意不得意を理解できるようになることから、お互いに連携しあうことができる生産性の良い業務進行が見込めます。
全体の社内コミュニケーションは 「ロイヤルティー向上」に効く
最後にみるのが、全社のコミュニケーション。全体の社内コミュニケーションとは、本社と支社、事業部ごとなど企業全体で行うコミュニケーションのことをといいます。
全体の社内コミュニケーションは、愛社精神の醸成や風通しの良い企業風土作りというイメージが強く、あまり重要視されていません。しかし、全体の社内コミュニケーションは、従業員の士気やモチベーションに大きな影響を与える重要な要素です。
もし、全社の社内コミュニケーションが活性化されないと、従業員それぞれが企業としての大目標を把握できずに、自分たちの正しい役割を認識できなくなってしまいます。こうなってしまうと、各々が解決すべき課題への意識が希薄になり、従業員の生産性の低下やモチベーションの低下が起き、会社として大きな損失をこうむってしまう可能性があります。
逆に、全社の社内コミュニケーションが活性化されることで、従業員が日頃から企業のビジョンやミッションを共有することができ、自身の業務に誇りを持てるようになることから、ロイヤリティが向上し、離職率の低下にもつながります。
社内コミュニケーションの課題
会社が抱えやすい社内コミュニケーションの課題には、どんなものがあるのでしょうか。多くの会社で課題としてあげられているものに、部門や事業部間でのコミュニケーション不足があります。業務上の関わりが薄いことでコミュニケーションが不足しやすく、相互理解が進まないことが業務上の課題となることがあります。
また、経営層と従業員、リーダーとメンバー間という異なる立場の場合にも、気軽に会話を交わしにくい関係性のためコミュニケーションは不足しがちです。部下は上司に気を遣いながら日常業務を行うことになりやすく、仕事上必要な最低限のコミュニケーションしか取れていないケースが多くなる点も課題と言えるでしょう。
社内コミュニケーションに関する悩み
会社の中で起こりがちなコミュニケーションに関する悩みには、何気ない会話ができないというものがあります。仕事に関する会話だけだと、人柄や思いを理解できるほどの十分なコミュニケーションを取ることが難しいため、相手に合わせた適切なコミュニケーション方法を取れないという課題に繋がります
また、コミュニケーションが活発でないと、プロジェクトに問題点や課題があっても指摘できない環境になってしまう、という悩みが出てきます。コミュニケーションが不足していれば、部門間での情報共有も円滑に進みません。経営層にとっても、従業員に向けて会社の方向性や希望などを伝える機会そのものがないという悩みに直結します。
社内コミュニケーションが不足する原因
社内コミュニケーションが不足する原因には何があるのでしょうか。考えられる主な原因を紹介していきます。
1つ目に、多くの会社でメールによるやり取りが増えていることが挙げられます。そのため、会社内で顔を合わせて対面で会話をする機会は減っています。メールは時間短縮が可能で便利な連絡方法ですが、コミュニケーションの観点から言えば対面で会話する機会が不足する原因になっています。
2つ目としては、業務の効率化が進んだことで、従業員同士が雑談をする時間が減っていることが挙げられます。雑談の中で相手への理解を深めることができず、従業員同士の関係が希薄になれば、組織としてのつながりが弱くなることにもつながりかねません。
3つ目の原因としては、従業員のコミュニケーションスキルそのものが不足していることも挙げられるでしょう。相手への気遣いがあれば、どのようなコミュニケーションの形でも相手に自分の意図は自然に伝わるものです。相手がどのような状況なのかを理解できない、配慮が欠けているなどの場合、自分の意図するものがうまく相手に伝わっていないのに気付かない可能性もあります。
教えます！ 社内コミュニケーション活性化成功のポイント3つ
ここまで、社内コミュニケーションの種類とそれぞれが社内に与える影響についてみてきました。それでは、いざ自分の職場で社内コミュニケーションの活性化を仕様とした時に何をすればいいのでしょうか？
ここからは、社内コミュニケーション活性化を成功させるためのもポイントについてみていきましょう。
1.ニーズを反映した施策を練る
他社でコミュニケーション活性化に効果的な施策だからといって、自社にも効果的な施策とは限りません。どんなに楽しい施策であっても、無理やり参加させられたと感じられてしまうと、仕方なくその場をやり過ごすことになってしまい、施策の効果も薄れてしまいます。
まずはアンケートやヒアリングから始め、社内のニーズ反映した従業員が自主的に参加したいと思える施策を目指しましょう。
2.目的を共有する
例えば、社内のニーズを反映し、社内報を制作することになったとします。その際、目的を共有しないまま制作を開始したらどうなるでしょうか。本来伝えたかったことが伝わらない社内報ができ上がってしまいます。これでは、制作チームにとっても読み手にとっても良い施策とは言えません。
必ず、何のために、この施策を実施するのかといった目的を共有しましょう。
3.全員が発信者・受信者になる
そもそもコミュニケーションには、“気持・意見などを、言葉などを通じて相手に伝えること”“互いに伝達し合うこと”という意味があります。どんなに練りに練った施策でも、主催者側だけが発信し続ける一方通行のコミュニケーションでは活性化は望めません。
社内のどのような立場であっても、発信者・受信者になれる仕組み作りを意識することが大切です。
社内コミュニケーション活性化施策 人気 BEST3
食事会・飲み会、研修、レクリエーションなど、さまざまなものが挙げられますが、実際に多くの企業が取り組んでいる施策はどういったものでしょうか。2016年にHR総研が実施した社内コミュニケーションに関するアンケート結果から、コミュニケーション不全の防止・抑制策人気BEST3をご紹介します。
3 位 従業員アンケート
社内での影響力の大小にとらわれず、広く従業員の声を集めることができるのが社内アンケートです。社内のどこにコミュニケーション課題が生じているのかといったことや、社内コミュニケーション活性化のために自社の取り組むべきポイントを明確にすることができます。そのため、有意義な施策を検討するための準備として効果的です。
手間もコストもかかる……。という印象のある従業員アンケートですが、最近ではWebアンケートを利用する企業が増えています。自社で手軽に作成・集計できるだけでなく、スムーズに結果を分析して共有することができるのも魅力の一つです。
2 位 レクリエーション
スポーツやゲーム大会、バーベキューなどが挙げられますが、ポイントは参加者同士が、「実際に顔を合わせて、同じ思いを共有すること」です。普段接する機会のない人でも、レクリエーションの内容を会話のきっかけに打ち解けることができ、また、同じ楽しい・悔しいといった思いを共有することで、組織の一体感を醸成することにつながります。
全社を挙げてのイベントとなると大掛かりですが、イントラネットを活用してのサークル活動は手軽に始めることができます。手軽なレクリエーションからでも、顔を合わせて同じ思いを共有する体験を初めてみてはいかがでしょうか。
1 位 社内報
トップは昔ながらの社内報です。なんとアンケートに回答した企業の3分の1の企業が実施していました。
企業の目指す具体的な方針や他部門の活動は、従業員でも知っているようで知らないことが多いものです。あえて文章で伝えることで理解が深まり、自分がすべきことを明確にイメージして業務に活かすことができます。
最近ではイントラネットを活用する企業も増えていますが、それでも社内報を続ける企業が多い理由は「深さ」にあります。
イントラネットでは情報をスピーディーに伝えることができる一方、情報が流れてしまいがちです。それに対し社内報は、伝えたいことにフォーカスして深掘りをすることができ、かつ、媒体が残るため、受けて側も時間をかけて咀嚼し理解を深めることができます。
コミュニケーションツールの導入
新しいコミュニケーションツールを導入して、社内コミュニケーションを活性化させる方法も有効です。手軽に連絡を取り合うことができるビジネスチャットツールを導入すれば、社員がこまめに連絡を取り合えるようになり、会社内でのコミュニケーションはより活発になります。また、ビデオ通話を導入すれば、遠隔でも互いの顔を見ながらコミュニケーションが取れるようになります。対面で話す機会の少ない異なる部署同士でも気軽に会話でき、情報共有もスムーズになるでしょう。
フリーアドレスの導入
フリーアドレスとは、固定の自席を設けずに、従業員が自由に席を選べる制度です。デスクの配置によっては、従業員同士がコミュニケーションを取りにくい場合もあります。部門や部署が異なる人とも近い席で仕事ができるようになるため、業務に必要な情報共有がしやすいというメリットが得られます。
また、フリーアドレス制では、管理職と一般の従業員の隔たりがなくなることもメリットと言えます。上下関係を必要以上に気にし過ぎることもなく、気軽にコミュニケーションを取ることが可能になります。
社内設備の整備
社内コミュニケーションを活性化するには、会社の設備を整備することも有効でしょう。中でも、従業員がコミュニケーションを取りやすい社員食堂を設置する方法がおすすめです。ただ、社員食堂の導入や充実には多額の投資が必要になります。社員食堂は設置する際には、お金をかけて充実させることを目的とするのではなく、従業員同士がコミュニケーションを取りやすい社員食堂、というポイントを押さえることが大切です。
社員食堂の設置が難しい場合は、休憩室を整備して社員が気軽にコミュニケーションを取れる場所を設ける方法もあります。また、執務室内に、気軽に話せるミーティングテーブルを設置するのもよい方法です。会社に合った方法を検討し、設備を整備して社内コミュニケーションの活性化を促しましょう。
社内コミュニケーションが活性できていない原因から分析しよう
従業員のモチベーションアップだけでなく、社内の生産性を向上させることにも効果を発揮する社内コミュニティ活性化。
ぜひここまで見てきたことを参考に、まずは自社の社内で「縦」「横」「全体」どのコミュニケーションに課題があるのかの原因分析をした上で、社内で最適な施策を検討しましょう。
おかんが提供するプチ社食サービス「オフィスおかん」はコミュニケーション活性化を目的として、導入される事例も多くあります。食事を通した社内コミュニティの活性化を検討する際には、一度オフィスおかんについて調べてみてはいかがでしょうか。
