各社総務が語る「おすすめの勤怠管理システムは?」

    目次

    株式会社OKANでは、ほぼ毎週、総務・人事・管理部の方向けに、業務にかかわるお役立ち情報交換会・交流会を開催しています。
    2017年5月に第1回目を開催以降、多くの総務・人事・管理部の方々にご参加いただき、参加者満足度が90%を上回るなどご好評いただいております。
    最近では、開催頻度を増やし、ほぼ毎週何らかの総務・人事・管理部向けお役立ち情報交換会・交流会を開催させていただいております。

    2017年11月15日(水)に開催した情報交換会では、各社の総務の方と「お薦めの社内ツールとは?」をテーマにグループディスカッションを行いました。

    11名のスタートアップ・中小企業の総務・人事・管理部の方々にお申込みいただいたこのイベントは、大盛況となりました。
    多くのお悩みやご意見があがりましたので、スタートアップ・中小企業の総務・人事・管理部の方々と共有した内容の一部をご紹介させていただきます。

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    このディスカッションのなかで、特に盛り上がったシステム・カテゴリのひとつが「勤怠管理システム」で、そのときの内容を一部ご紹介させていただきます。

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    1.各社で利用されている勤怠管理システムとは?

    今回ご紹介するのは主に従業員数500名未満の会社でご利用されている勤怠管理システムとなります。

     

    ・RecoRu(レコル)https://www.recoru.in/

    使いやすさと導入のしやすさを追求した勤怠管理システム

     

    ・チームスピリット https://www.teamspirit.co.jp/

    勤怠管理、経費精算、工数管理、カレンダーを一体にした、「働き方改革」プラットフォーム

     

    ・チャットワーク(ChatWork)https://go.chatwork.com/ja/ ×Focus U(フォーカスユータイムレコーダー) http://www.focus-u.jp/time/70info/post_4.html

    新たな打刻バリエーションとして「チャット打刻」

     

    ・ジョブカン https://jobcan.ne.jp/

    勤怠データを一元化し、あらゆる業務を自動化する勤怠管理サービス

     

    ・Salesforce https://www.salesforce.com/jp/

    Salesforceアプリにて勤怠管理をされている会社もいらっしゃいました。

     

    各社の総務担当者の方は、ご自身の会社で利用されていなくても大体の勤怠管理システムの情報は把握されているようで、具体的な製品名があがる度に頷かれていました。

    2.既製品の勤怠管理システムでは満足できないという声が多々あがる

    実際に既製品の勤怠管理システムを導入されている会社の総務の方からは、打刻機能は便利だが、各社で異なる勤怠管理ルールに対応ができておらず使いづらいという声があがりました。勤怠管理上必要となる情報を入力できる欄がないといった声がよくあがりました。

    また、たとえば、土日に頻繁に出勤しなければいけない編集者を抱える会社では、月〜金で勤務される従業員の方と併存して既存の勤怠管理システムで管理するのは難しいとの意見をおっしゃる方もいらっしゃいました。

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    3.勤怠管理システムは、なんだかんだでExcelが人気だが不安視する声もあり

    今回お話をうかがった勤怠管理システムのなかで、もっとも利用されていたのがMicrosoft Excelとなります。Microsoft Excelであれば、各社で異なる勤怠管理ルールに合わせて勤怠管理表を作成できるため、結局のところ重宝されているようです。

    ただし、Microsoft Excelを勤怠管理システムとして利用されている総務担当者の方からは次のような声もあがりました。

    ・「従業員がいつでも手軽に入力できてしまうため、申請された勤怠情報の正確性に疑問の余地がある」

    ・「ワンタッチで出退勤時間を登録できる打刻システムと違い入力に手間がかかる」

    ・「共有フォルダに格納されておらず、従業員のパソコンのなかだけで管理されている場合、マネージャーが残業時間の多寡をタイムリーに把握できない」

     

    4.Excelでの勤怠管理の不安を払拭する、「攻め」の勤怠管理ツール

    ※ 2017年12月23日(土)追記

    2017年11月29日(水)にも、今回と同じテーマ「お薦めの社内ツールとは?」にて、情報交換会を開催しました。その時もやはり、各社の総務・人事・管理部の担当者が一番気になっている社内ツールは、勤怠管理にかかわるものでした。

    参加された総務・人事・管理部の方々から、多くの注目を集めた勤怠管理ツールがありましたのでご紹介させていただきます。

    ・cyzen https://www.cyzen.cloud/

    現場が見える、訪問件数が増える。スグに使えるスマホ営業支援アプリ

    もともとはGPS機能を利用したスマートフォンで利用できる営業支援システムで、かつては「勤怠管理 GPS Punch!」という名前でしたが「cyzen」に変更されたとのことです。このGPS機能を利用して、会社から一定の距離以内になったら自動的に「出勤打刻」がされ、一定の距離以上離れたら自動的に「退勤打刻」がされるとのことです。
    こういった勤怠管理ツールであれば、打刻の手間も省けますし、打刻された勤怠時間の正確性についての懸念もかなり低減されます。

    また、勤怠管理ツールを新しく導入する、あるいは、既存の勤怠管理ツールと入れ替えるといった場合には、社内の各部署より抵抗にあう場合も少なからずあると思います。
    そういった際に、経営視点でのメリットがあることを示せれば、導入はスムーズに進みやすくなるでしょう。
    本来、営業支援システムであるcyzenであれば、「攻め」の勤怠管理ツールとなります。各営業担当の行動情報をGPSにて把握できるため、ハイ・パフォーマーの営業担当の行動履歴を分析することによって、社内にノウハウが蓄積され、それを他の営業担当に移管することで、全社的にパフォーマンスの向上が期待できます。

    一方で、従業員個人の行動情報をどこまで管理するかといった観点での検討は、当然必要になります。GPS機能によって管理される側の気持ちは軽視できるものではありません。
    ただ、こういった勤怠管理ツールの存在は知っておいてもよいのではないでしょうか。そのうえで、管理する必要がある者と管理される者の両方の観点でのバランスがうまくとれた、勤怠管理の仕組みを構築していく必要がありそうです。

    みなさんの会社では、どんな勤怠管理システムをご利用されておりますでしょうか。また、勤怠管理システムには本当に正確な出退勤間が入力されているでしょうか。この際に、振り返ってみるのも良いかもしれません。

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