総務担当者必見!社内文書を作成する際に大事なポイント

    目次

    ビジネス文書には、社内文書と社外文書があります。

    社内文書は『身内相手』の書類だから、社外文書ほど力をいれなくても大丈夫……と思っていたら、大間違い。社内文書1枚にも、社員の能力はあらわれてしまうものです。

    本記事では、社内文書の種類と作成のポイントをご説明します。

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    社内文書にはどんなものがある?

    社内文書は、大きくわけると、次の4種類になります。

    指示・命令

    通達・稟議書・社内規定など

    報告

    報告書・始末書・届出書など

    連絡

    回覧文・伝言メモなど

    記録

    議事録・帳票類など

    社内文書の必須項目

    ビジネス文書は簡潔明瞭、つまり、読みやすくまとまっていて、わかりやすいことが鉄則です。

    社内文書には、決まった形式があるわけではありません。ですが、たいていの社内文書に共通の、必須といえる項目があります。

    以下、順にご説明します。

    件名・表題

    真っ先に目につくよう、記載する場所やフォントの大きさなどを工夫します。

    だらだらと長い件名や表題にせず、1行にまとめるようにしましょう。

    宛名

    だれに向けた社内文書なのかを、明示します。

    読む必要のない社内文書を読ませるのは、社員に時間の無駄遣いをさせることになります。

    社員全員に向けた社内文書であれば、「社員各位」となります。特定の社員に向けた社内文書であれば、たとえば「△△部長」「▲▲様」となります。

    社内の人に対して「様」をつけるのは少し不自然に感じる方もおられるかもしれませんが、会社の正式な文書として発行する社内文書であれば、呼び捨てというわけにはいきませんから、敬称は必要です。

    敬称に注意

    役職には「様」「殿」などの敬称は必要ありません。

    また、「殿」は目上のひとから、目下のひとに対することばですので、使うときは注意してください。迷ったら、「様」で統一しておくのが無難で、おすすめです。

    主文

    主文をわかりやすく、簡潔にまとめることが、社内文書最大のポイントです。

    箇条書きにする、表やグラフにまとめるなど、見やすい主文になるよう、持っているパソコンスキルを、おおいに活用してください。

    情報の正確さが必須であることは、言うまでもありません。

    敬語やあいさつは最小限

    社内文書では、敬語は丁寧語だけでじゅうぶんです。謙譲語や尊敬語を使う必要はありません。「拝啓」「敬具」のようなことばも、時候のあいさつも、社内文書では不要です。

    別添という手も

    つけ加えたい資料や参考データなどがある場合、本文とは別にするという方法もあります。添付資料や補足資料として、本文とはわけたほうが、読みやすさが保てることもあります。資料やデータのボリュームによって、使いわけましょう。

    発信者・日付

    だれが、いつ作成した社内文書なのか、明記します。

    社内文書を読んだ社員が、質問や確認をしたいと思うかもしれません。作成した部署や社員が、わかるようにしておきましょう。

    文書番号

    社内文書といっても、種類によっては(伝言メモなど)、必須とはいえない項目です。

    ですが、あとあとまで保存や管理をする社内文書であれば、文書番号は、やはり重要な項目です。

    文書番号を割りふっておけば、プリントアウトもデータも管理しやすくなります。

    締めのひとこと

    社内文書の締めのひとことには「以上」を使います。

    たった2文字ですが、「この社内文書は、これで全部ですよ」と伝える、欠かせないひとことです。これがないと「もしかして、つづきがある?」と、社内文書を読んだ社員を不安にさせてしまうかもしれません。

    社内文書には『情報処理能力』があらわれる

    社内文書は、正しい情報が読みやすく、わかりやすくまとめられていることが、重要です。そして、細部まで、最後まで、漏れのないように作成されていなければいけません。

    ですから、社内文書の作成には、話の流れや要点、情報の重要度を見きわめるスキルが必要となります。パソコンスキルだけでなく、社員の情報処理能力があらわれる仕事といえるでしょう。

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