押印と捺印、署名と記名はどう違う?知っておきたい使い分けの基本

    目次

    突然ですが、あなたは「押印」と「捺印」の違いを説明できますか? 「そもそも違いなんてあるの?」と思うひとも、いるかもしれませんね。

    押印も捺印も、同じ”印鑑を押す”という行為ではあります。ですが、厳密にいうと、まったく同じというわけではないのです。

    ここでは両者の違いをご説明します。

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    押印と捺印の違いって?

    押印と捺印の違いをひとことでいうと、以下のようになります。

     

    押印(おういん):記名にプラスして、印鑑を押すこと

    捺印(なついん):署名にプラスして、印鑑を押すこと

     

    ちなみに、捺印には”押したあとの印影”もふくまれます。

     

    押捺って?

    押印や捺印と似た意味を持つ「押捺(おうなつ)」という言葉もあります。

    押捺には、印鑑を押すことだけでなく、指紋を押すこともふくまれています。

     

    記名と署名の違いって?

    押印と捺印の違いを理解するためには、記名と署名の違いも知っておかなくていけません。

    記名も署名も、”名前を表記する”という点では同じです。以下のように、表記方法に違いがあります。

     

    記名:パソコンで入力・印刷する、ゴム印を押す、代筆する

    署名:ボールペンなどの筆記用具を使って、手書きする

     

    「記名押印」「署名捺印」という言葉に、聞きおぼえがあるひともいるでしょう。


    記名押印と署名捺印で、何が違う?

    記名、署名、記名押印、署名捺印では、証拠能力や法的効力に違いがあります。 まとめると、以下のようになります。

     

    署名捺印 > 署名のみ > 記名押印 > 記名のみ

     

    書名は本人の手書き、いわば、直筆サインなわけですから、証拠能力や法的効力も高くなります。筆跡鑑定すれば、本人が書いたかどうかを調べることもできます。

    記名には、代筆という行為もふくまれています。パソコンの印刷やゴム印では、だれが表記したのか、見わけることはできません。ですから、記名だけでは、証拠能力や法的効力は低くなります。


    押印も捺印も慎重に

    きちんと書類に目をとおして確認せず、ハンコを押してしまうひとがいます。

    書類の数が多かったり、同じような書類がしょっちゅうまわってきたりすると、印鑑を押すことがルーティーンワークになってしまいがちです。

    “印鑑を押してある”ことは、証拠能力や法的効力を持つことに変わりはありません。 あとから「いそがしくて、書類を見ないままハンコを…」と言い訳しても、通用しないのです。

     

    また、役職者の中には、印鑑を押す仕事を部下に代わりにやらせているひともいるようです。

    仕事の効率化や、部下との信頼関係も大事ですが、油断は禁物。 “印鑑を押す”行為には、責任がつきまとうことを、忘れないでください。

     

    印鑑の管理にも注意を

    デスクの引き出しのなかに、印鑑を保管しているひとが多いでしょう。 総務でなくても会社員なら、印鑑はすぐに使えるよう手元に用意しておくべきです。

    ですが、印鑑の管理にも注意しなくてはいけません。だれにでも目につくようなところに置きっぱなしにしないよう、気をつけましょう。

     

    押印と捺印を使いわけて、デキる総務に

    総務をしていれば、書類に印鑑を押してもらう機会が何かとあるものです。

    「ハンコをください」でも意味は通じますし、社内ならそれでも大丈夫かもしれません。 ですが社外のひとに印鑑をもらわなくてはいけないことも考えられます。書類を送付するとき、送付文に「ハンコをください」とは書けませんよね。

    「ご担当者様の記名押印をお願いいたします」「署名捺印の上、ご返送下さいますようお願いいたします」など、くどくない敬語でお願いをすることになります。

     

    押印と捺印の違いを意識することは、普段はあまりないかもしれません。とはいえ、知っているといないとでは、いざというとき、差が出ます。

    デキる総務をめざすなら、押印と捺印の違いも知っておきましょう。

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