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社内コミュニケーションツールの活用法 | 無料で使えるツールを比較
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リモートワークやテレワークなど多様な働き方が普及すると、オフィスで直接顔を合わせる機会が減り、社内コミュニケーションが希薄になる可能性があります。そのため、社内コミュニケーションを活性化させるために、オンラインでのコミュニケーションの重要性が高まっているのです。
オンラインでの社内コミュニケーションの重要性が高まるにつれ、多くの企業ではコミュニケーションを円滑にするITツールの導入が進んでいます。しかし、社内コミュニケーションの重要性は理解していても、実際にどのようなメリットや特徴があるのかわからないという人も多いのではないでしょうか。
今回は、おすすめの社内コミュニケーションツールをピックアップしてご紹介します。
目次
社内コミュニケーションツールとは
一般的に社内コミュニケーションツールは、ビジネスチャットツールや社内SNS、グループウェアなどといわれています。基本的なチャット機能はもちろん、各種情報共有・タスク管理など、ツールによって活用方法は多岐にわたります。
コミュニケーションをとるには社内メールの活用が主流でしたが、社内コミュニケーションツールを使う方法へと移行しつつあるのが現状です。
社内コミュニケーションツールは、スピーディかつ気軽に情報共有できるのが特徴になります。パソコン・タブレット・スマートフォンなどあらゆるデバイスで使いやすいようデザインされており、いつどこにいてもすぐ利用できる手軽さが魅力です。
社内コミュニケーションの重要性
社内におけるコミュニケーションの重要性は高いです。社内でコミュニケーションが不足すると、「報告・連絡・相談」もおろそかになり、ミスやトラブルが生じる可能性があります。生産性の低下や、良好な人間関係が築けず離職率を高める原因にもなるでしょう。
メールが普及するとともに対面でのコミュニケーションが減り、社内での円滑な意思疎通ができにくいと感じている社員も少なくありません。
社内で導入している電子メールには、社外からのメールも多く含まれます。社内でスピーディに解決したいことも、膨大な数の社外メールに埋もれてしまうリスクが高いです。電子メールは、手軽で便利な反面、スムーズなコミュニケーションができなくなる場面も想定されます。
こうした社内コミュニケーション不足の懸念を解消する手段として、社内コミュニケーションツールが普及してきています。
社内コミュニケーションツール活用のメリット
社内コミュニケーションツールは、企業のさまざまな課題を解決する手段として普及してきています。ツールを活用することで得られるメリットは以下の通りです。
遠方の社員と円滑なコミュニケーションがとれる
電子メールでも社内コミュニケーションをとることは不可能ではありません。しかし、社内コミュニケーションツールの活用次第で、1対1だけではなくさまざまな地域の社員と複数人で円滑なコミュニケーションがとれます。
電子メールだと定型文を使用するなど、形式的な連絡手段になりがちです。コミュニケーション方法に幅が広がるのが社内コミュニケーションツールの利点と言えます。
柔軟で密なコミュニケーションによってチームワークが強化
対面でコミュニケーションをとる頻度が少なくなれば、自然と意思疎通もとりにくくなるでしょう。仕事の流れも滞ってしまい、相手の考え方にも柔軟に対応できなくなる可能性もあります。
社内コミュニケーションツールを使えば、連絡が必要なタイミングですぐに送受信が可能です。柔軟性がありながら密にコミュニケーションをとりやすく、結果としてチームワークの強化につながります。
情報管理が一元化できる
複数の社員が関わってプロジェクトが進行している場合、必要な状況に応じて連絡をするのは大変です。社内コミュニケーションツールでグループ機能を活用すれば、参加者は対象プロジェクトの進捗状況を把握できます。
情報を一元化できるため、プロジェクト全体のこと、変更点などをそれぞれの社員が相互に理解でき、素早い情報共有が可能です。
リアルタイムでコミュニケーションをとりやすい
発信するさまざまな情報は、送信した時点ですべてリアルタイムに公開されます。電子メールでよくあるのが確認忘れです。社内コミュニケーションツールであれば、リアルタイムで、どのプロジェクトに対して通知があったのか即座にわかります。
タイムリーに円滑な対応が可能なため、社員同士での認識違いなどトラブルも防ぐことが可能です。社内コミュニケーションが活発な職場は、雰囲気が良くなります。結果として離職率低下や優秀な人材の獲得に良い効果が期待できると考えられます。
社内コミュニケーションツールの機能
サービスごとに豊富な機能がそろっているのが社内コミュニケーションツールの特徴です。ここでは、活用されている主な機能についてご紹介します。
チャット機能
チャット機能は一般的なメールとは異なり、宛先の入力をすることなく1つの画面上で、会話形式でやりとりができます。送信日時など送信履歴の確認も可能です。
迅速かつ柔軟にコミュニケーションをとることができ、過去の会話を振り返ったり、情報の共有や確認が容易になったりします。
グループ機能
チャット機能は1対1だけでなく、グループで利用することも可能です。チームや目的別にグループを作成し、対象の社員を招待することで全員とコミュニケーションをとれる「部屋」ができます。
目的やテーマに基づいてグループを作成することで、関連するメンバーだけが参加します。そのため、業務内容にあったコミュニケーションをとることが可能です。
通話機能・オンライン会議
電子メールではできない、音声通話やビデオ通話といったコミュニケーション手段も備わっています。通話機能やオンライン会議は、リモートワークやテレワークを支援し、遠方のメンバーと効果的にコミュニケーションをとることに優れています。
相手の表情を見たり、会話をしたりできるため、細かなニュアンスや複雑な情報も的確に伝えられるでしょう。豊かな表現で情報を共有できるため、チームの連携や生産性向上への貢献が期待されます。
ファイル共有機能
ファイル共有機能はWordやExcelなどのMicrosoft 365ファイル、画像ファイルをグループチャット内にアップロードできる機能です。アップロードされたファイルはチャットに参加しているメンバーのみがダウンロード可能となり、グループでチェックしておきたい資料なども共有できます。
ファイル共有機能を用いることで、チームのメンバーと資料を簡単に共有できるため、スムーズな業務遂行を目指すうえで、たいへん便利です。
通知機能
通知機能を設定することで、メッセージが自分宛に届いた際に、通知をしてくれます。
通知機能を活用することで、重要なメッセージの見逃しを防ぐことが可能です。情報をすぐに把握できるため、チーム内のコミュニケーションを円滑にしてくれます。
タスク管理
忘れずに対応してもらいたい作業について、依頼先の社員にタスクを作成できます。依頼だけにとどまらず、依頼した社員が納期までに完了し、完了報告をするまでの一連の流れをツール上で共有することが可能です。
タスク管理ツールを使用することで、チーム全員でプロジェクトの進捗状況を共有できます。チームの生産性が向上し、成果の最大化に繋がる期待もできるでしょう。
検索機能
ツール上で受送信したメッセージやチャット名などを、検索することが可能です。以前にやり取りした内容やプロジェクト終了後に確認したい内容などがあれば、すぐに確認できます。
今すぐ見たい情報を簡単に見つけられることで、本来の作業を集中して行うことが可能です。必要な情報を素早く見つけられるため、作業効率の向上が期待できます。
おすすめ社内コミュニケーションツール
社内で使えるコミュニケーションツールは、さまざまです。それぞれのツールによって機能や価格も異なりますが、なかにはチャット、ファイル共有、検索機能、音声通話など基本的な機能が無料で使えるサービスもあります。
ここでは、おすすめの社内コミュニケーションツールをご紹介します。
国産のビジネスチャットツール | Chatwork
Chatworkは、国内で開発されたツールです。チャット機能を主体として、ビデオ通話機能・タスク管理機能・ファイル共有機能など、主な機能がそろっています。
国内で開発されたため、使いやすく信頼性が高いアプリケーションです。多様な機能を1つのプラットフォームで統合することで、効率的なコミュニケーションと業務管理が可能になります。
また、世界各国で活用されている定番のビジネスチャットツールなため、国内外で活躍する企業にとって、グローバルなコミュニケーションが期待できるツールです。
（参照：Chatwork株式会社「チャットワーク - Chatwork（https://go.chatwork.com/ja/?click=header-navi）」、参照日:2024/05/09）
ツール連携で業務効率化を実現| Slack
Slackは、幅広い機能が無料で使えます。特徴的なのは、インテグレ―ション機能です。普段使用しているツールをSlackと連携させることで、効率化を図れます。
Slackは、世界の大企業も活用しているチャットツールです。使いなれたさまざまなアプリケーションやサービスをSlackと統合することで、作業の断片化を防げて、情報の一元化を可能にします。
情報の共有やタスク管理が容易になり、チーム全体の生産性を向上させられます。より効率的なタスク管理を実現することに役立つはずです。
（参照：Slack「Slack はニーズに応えるプロダクティビティプラットフォーム（https://slack.com/intl/ja-jp/）」、参照日:2024/05/094）
スマートなタスク管理 | TeamHack
TeamHackの特徴は、タスク管理をシンプルにできることです。タスクごとにチャットができる仕組みのため、会話に一貫性が生まれ、混乱を避けられます。タイムトラッキング機能などタスク管理において便利な機能が備わっていることも魅力です。
タスクごとにチャットを行うと情報の一貫性が保たれ、重要なメッセージが見逃されるリスクを減らせるでしょう。タスク管理をシンプルにすることは、チームの作業効率を向上させるうえで非常に重要です。
タイムトラッキング機能を含むタスク管理機能は、進捗状況や担当者の負荷をリアルタイムで把握することを可能にし、タスクの優先順位やリソース配分を最適化します。チーム全体がより効率的に協力し、目標達成に向けてスムーズに進むことができます。
（参照：株式会社カタリストシステム「チームハック | タスク管理とチャットが同時にできる「業務コミュニケーションのしやすさ」特化のオンラインワークスペース（https://cp.teamhack.io/tc0001/）『TeamHack』」、参照日:2024/05/17）
社内コミュニケーションツール活用時の注意点
社内コミュニケーションツールは便利である反面、気をつけておきたい点もあります。ここでは、ツールの導入・活用において注意しておきたい点を2つご紹介します。
社内全体にツールが浸透するよう配慮する
社内コミュニケーションツールは、非常に便利で柔軟に利用できます。しかし、使い方をなかなか受け入れられず、「企業内にうまく浸透しない」という懸念の声があることも事実です。
若年層ではプライベートでもSNSなどを利用している人が多く、社内コミュニケーションツールの導入も受け入れやすいです。一方で日常生活においてSNSを利用する頻度が少ない人たちのなかには、社内コミュニケーションツールをうまく使いこなせないと悩んでいる人もいるでしょう。
社内コミュニケーションツールは、一部の部署だけでなく、全社一括で導入する場合がほとんどです。導入時の研修はもちろん、必要に応じてツールの使い方をはじめ便利な活用方法を学ぶ時間を提供するのも企業の務めとなります。
対面でのコミュニケーションも大切に
社内コミュニケーションツールに依存しすぎてしまい、対面で生の声を聞く機会がまったくなくなってしまうのも問題です。便利だからとチャット機能ばかり活用せず、ミーティングなど社員同士が顔を合わせる機会を設けることも重要となります。
社内コミュニケーションツール活用で現状から脱却
社内コミュニケーションツールは、メッセージのやり取りやファイルの共有機能はもちろん、通話機能、スケジュール管理機能、タスク管理機能など、メールにはないさまざまな機能を持っています。
一方で、現在使用しているツールと使い方などが大きく異なるため、困惑している企業もあるでしょう。ツールの活用・浸透に不安があり、現状から抜け出せない企業も少なくありません。
本記事で紹介したツールは、ストレージ容量やメッセージ保存期間、ユーザー数などに制限はあるものの、無料ではじめられるものになります。必要に応じて有料プランへ移行することも可能です。
社内の雰囲気を変えたいと考えている場合は一度、社内コミュニケーションツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
