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社用車管理はどんな仕事？社用車管理のコツとは？
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「社用車管理をすることになったけど、具体的な業務内容がわからない」「社用車で事故を起こしてしまった場合は、どのように対応したらよいのだろうか」
このように、社用車で事故を起こした場合の対応や管理方法について不安を感じている方もいるでしょう。社用車で交通事故を起こした場合、社会的信用を失う可能性があります。経済的損失が発生することも懸念されます。
本記事では、社用車管理担当者の仕事内容と管理のコツを紹介します。安心して社用車管理ができるように、ぜひ最後までご覧ください。
社用車とは？
社用車とは会社で使用する車のことで、一般的に以下の2通りの方法から選ばれています。
| 方法 | 特徴 |
|
会社で購入・リース |
・購入・リースした車を従業員が運転 ・会社に所有権があり、臨機応変に使いやすい（リースを除く） ・営業に用いられることが多い |
|
ハイヤー会社に依頼 |
・車と運転手を手配 ・車両管理は、ハイヤー会社が行う ・接待や商談に用いられることが多い |
本記事では、会社で車両を購入・リースする場合を中心に紹介していきます。
社用車管理担当者の仕事
事業所で社用車を管理する際、道路交通法第七四条によると、安全運転管理者を選任しなければならないと決められています。
出典：「第四章 車両などの運転者及び使用者の義務 ー 第三節 使用者の義務（車両などの使用者の義務) ー 第七四条」（e-Gov法令検索）（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=335AC0000000105）」（2024年5月22日に利用）
社用車管理担当者は安全運転管理者を選任し、以下の仕事を担当してもらいましょう。
- 人の管理
- 車の管理
- 予定の管理
1つずつ解説していくので、参考にしてください。
人の管理
社用車管理担当者は、人の管理をする必要があります。以下の項目を取り入れましょう。
- 運転日報の記入を義務付ける
- 営業車を運転する従業員には、使用許可申請を提出してもらう
- 営業車を運転する従業員に講習会を開催し、安全運転の徹底を図る
大きな会社の場合、営業車に関しては営業部で独自に管理するケースもあります。
運転日報に記入する内容は、下記の項目などがあるとよいでしょう。
- 車両番号
- 年月日
- 運転者名
- 行き先、使用目的
- 出庫時間、出庫時のメーター
- 入庫時間、入庫時のメーター
- 走行距離
- 備考
運転日報の作成は道路交通法にて義務付けられており、保存期間は1年間とされています。
出典：「第二章の四 安全運転管理者の業務 ー 第九条の十の八則」（e-Gov法令検索）（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=335M50000002060_20231201_505M60000002062）」（2024年5月22日に利用）
車の管理
社用車管理担当者は、車の管理をする必要があります。以下の項目を取り入れましょう。
- 車両管理台帳を作成
- 車両管理規程を作成・見直し
- 自動車損害賠償責任保険（自賠責保険）や任意保険に加入
- 自動車税を納付
- 車検対応、定期保守、契約更新
ハイヤー会社と契約を結んでいる場合、上記の項目を担当してくれることもあります。リース車の場合も、メンテナンス契約が含まれていれば、定期保守などをリース会社で行ってもらうことが可能です。
車両管理台帳は、車検証や自賠責保険の写しでも代用できます。
予定の管理
社用車管理担当者は、車の使用状況を管理するための予定表を作成する必要があります。予定表を作っていなければ、ダブルブッキングなどが発生するため、注意が必要です。
また、予定表の運用方法も決め、社内への周知を徹底しておきましょう。
社用車管理を行う上でのコツ
社用車管理をするにあたって、業務内容が多く不安になる方もいるでしょう。社用車管理のコツは以下の通りです。
- 見積もりから契約
- 可能であればドライバーの休憩所を
- ドライバー管理で運用をスムーズにする
- 安全運転管理者の選任
- 事業所に適した自動車保険に加入する
基本的な業務内容のほかに、社用車管理が上手くいくようなコツを紹介していくので参考にしてください。
見積もりから契約
ハイヤー会社やリース会社を選ぶ際には、相見積もりを取るようにしましょう。業務で必要になるものとはいえ、会社としてはできるだけコストを抑えたいはずです。さまざまな業者から見積もりを取ることで、自社に適した契約ができるでしょう。
すでに取引している会社であれば、有利な条件を提示してくれることもあるでしょう。役員とドライバーの相性もあるので、契約前に役員か秘書、または総務担当者と面接をするのがおすすめです。
可能であればドライバーの休憩所を
ドライバー用の休憩所を設けることは、ドライバーの働きやすさにつながります。可能であれば駐車場近くに、役員車ドライバー専用の休憩所を設けたほうがよいでしょう。
ドライバーによっては早朝勤務を担当することもあるかもしれません。仮眠できる休憩所があれば、早朝勤務を終えたドライバーが休むことができます。畳かベッドを用意しておくと、より快適な休憩ができるでしょう。
ドライバー管理で運用をスムーズにする
ドライバー管理ができると、社用車の運用がスムーズになります。社用車管理担当者は、定期的にドライバーの健康状態や特記事項がないかどうかを確認しましょう。
ドライバーが車を利用する予定がない場合、役員以外の従業員が使うケースもあります。車の使用状況を管理する表を用いることで、予約が重複しないように工夫しましょう。
安全運転管理者の選任
事業者が自動車を運用する場合は、道路交通法により安全運転管理者を選任することが義務付けられています。
| 担当 | 条件 |
|
安全運転管理者 |
・乗用車定員が11人以上の自動車1台以上 ・その他自動車5台以上 ※大型自動二輪車又は普通自動二輪者は、それぞれ1台を0.5台として計算 |
| 副安全運転管理者 | ・台数が20台以上40台未満の場合 ※40台以上の場合は20台を増やすごとに1人の副安全運転管理者の選任が必要 |
出典：「安全運転管理者制度」（警察庁）（https://www.npa.go.jp/bureau/traffic/anzenuntenkanrisya/index.html）（参照日：2024/05/22）
安全運転管理者の条件は、20歳以上（副安全運転管理者がいる場合は30歳以上）で、運転管理の実務経験が2年以上あることです。副安全運転管理者の条件は、20歳以上で、運転管理の実務経験が1年以上または運転経験3年以上といった内容です。
安全運転管理者、副安全運転管理者ともに、条件を満たせばどの従業員が担当してもよいため、事業所の状況に応じて選任しましょう。
事業所に適した自動車保険に加入する
事業所に適した自動車保険に加入するとコストを抑えられます。
自動車保険でコストを抑えるには、フリート契約を検討してみましょう。フリート契約とは、所有している車の台数が10台以上の場合にできる契約です。フリート契約のメリットは、自動車が増えるほど保険料の割引率が高くなることです。
しかし、過去に事故を起こしたときに支払われた保険額により保険料が決まるため、金額によっては通常よりも割高になってしまうというデメリットもあります。
社用車管理を行う上で、自動車保険は大切です。社用車が事故を起こした場合、会社が保険料を支払わなければなりません。必要以上にコストをかけないために、社用車を運転する従業員の教育が必要です。自賠責保険だけでは人身事故の賠償に限られるため、任意保険の加入もおすすめします。
社用車管理が重要な理由
企業にとって、社用車管理が重要といわれる理由は主に以下の3つです。
- 車両トラブルによる事故を防ぐことができる
- コストを削減できる
- 従業員の安全確保につながる
1つずつ解説していくので、参考にしてください。
車両トラブルによる事故を防ぐことができる
会社は、従業員が車両を使用する際の安全を確保しなければなりません。車両点検や整備を定期的に行うことで、車両トラブルによる事故を防ぐことができます。
コストを削減できる
車両は会社にとっての資産であり、運用にはガソリン代や車検費用などのコストがかかります。社用車の私的利用をしてしまうと、業務と関係のないガソリン代を負担することになります。
従業員の運転を管理することで、業務上適正な範囲で車両の使用ができるでしょう。
従業員の安全確保につながる
従業員が車両事故を起こした場合、運転者である従業員だけでなく会社にも責任が発生します。事故によって会社は社会的信用を失い、経済的損失も発生するリスクがあるのです。社用車管理をしておくと、有事の際に従業員の安全を確保します。
社用車で事故を起こした時の対応
社用車管理をしていても、事故を起こしてしまう可能性が無いとはいえません。万が一、社用車で事故を起こしてしまった場合、どのように対応したらよいのかを解説します。
賠償は会社の保険を使用
従業員が業務中に事故を起こした場合は、基本的に会社が加入している自動車保険が適用されます。
運転者の過失の度合いによって、運転者が賠償を負担する場合もあるので注意が必要です。民法709条には、
“故意または過失によって他人の権利又は法律上保護される利益を侵害したものは、これによって生じた損害した賠償の責任を負う。”出典：「民法七百九条（不法行為による損害賠償）」（e-Gov法令検索）（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089）（2024年5月22日に利用）
とあり、会社側は従業員に対し賠償の負担を命じることができます。従業員に賠償の負担が発生する例として、交通違反や酒気帯び運転、また会社の保険では補償内容が十分ではない場合が挙げられます。
業務外で事故を起こしたら？
従業員が社用車を業務外で使用し、事故を起こした場合は、従業員が損害賠償責任を負います。従業員は、業務外での社用車使用を極力控えるようにしましょう。会社は、特例時の使用を許可制にする仕組み作りができるとさらによいでしょう。
正しい方法で安心して社用車を管理しましょう
社用車管理担当者は社用車を管理するのみにとどまらず、人や予定の調整も求められます。従業員の安全を保証しつつ、社用車を効率よく運用するための体制作りが重要です。従業員の協力なしでは上手くいかないため、社内ルールを取り決め、徹底してもらいましょう。
社用車管理担当者の業務は多く、法律による義務も定められている項目もあるため大変でしょう。ひとつひとつを丁寧にこなし、安心して社用車を運用できるようにしてください。
