デキる総務になるために！会社の郵便物対応で知っておくべきポイント

会社の郵便物には、会社から出す郵便物と、会社に届く郵便物の2種類があります。

会社から郵便物を出す場合と会社に届いた郵便物に対応する場合それぞれに、総務担当者が知っておくべきポイントがあるため、詳しく解説していきます。

目次

• 1 郵便物を出すときの宛名に注意！
• 2 会社に届く郵便物の管理
• 3 会社の郵便物対応は「雑用」ではない！

郵便物を出すときの宛名に注意！

郵便物を出す際には「様」「御中」などの敬称の誤りには注意しましょう。宛名書きに用いる敬称一覧は以下のようになります。

会社名あて	（社名）御中
部署あて	（社名+部署名）御中
会社の人物あて	（社名+部署名+名前）様

気をつけたいポイントは、敬称語である「御中」と「様」の重複です。担当者あての際は、社名に「御中」をつけず、人物名に対して「様」をつけましょう。

返信用封筒が同封されている場合には、あらかじめ返送先である相手の会社名や人物名が記載されていることがあります。宛名の会社名や人物名のあとに「行」という記載がありますが、敬称ではないため、「行」という記載を縦線2本の打ち消し線を引き、左か下に訂正して書き直すのが適切です。

会社名	行→御中
人物名	行→様

会社に届く郵便物の管理

郵便物が会社に届く時間帯は、郵便局員の配送ルートが概ね決まっており、一定であることがほとんどです。配送エリアごとに効率的に回るための道順を考慮しているため、1日の郵便物量によって多少前後しますが、概ね同じくらいの時間に到着します。郵便物によっては、受領印を求められることもあります。郵便物を受け取る際には、受領用の印鑑を準備しておくとスムーズです。

会社に届く郵便物は開封する？開封しない？

会社に届いた郵便物を仕分けて宛先別に配るとき、総務担当者が開封したほうがよいのか、開封しないほうがよいのか気になるでしょう。

こうしなければならないという正解はありません。会社ごとに、慣習なり、暗黙のルールなりがあります。たとえ仕事の書類でも宛名に自分の名前がある場合は、他人に開封されたくないと思う人もいます。一方、郵便物を開封しなかったことで、書類の確認が遅れて仕事に支障をきたすケースもあり得るでしょう。

ただし、宛名に「親展」とある場合には、名宛人本人の開封が求められている郵便物であるため、開封は控えます。基本的には、今までどのようなルールや対応で郵便物を取り扱っていたかという既存のやり方通りにするのがよいです。もし、対応に困ったら自己判断せず、上司や先輩に相談しましょう。

会社の郵便物対応は「雑用」ではない！

連日、大量の郵便物対応を行っているとついつい気が緩んだり、面倒くさくなったりするときがあるかもしれません。担当者ごとに仕分けて届けても、同僚から感謝されなかったり、雑用として軽んじられていると感じたりすると仕事に対するモチベーションが下がってしまいます。

どのような仕事でも、プラスアルファの工夫や気遣いをしてこそ職場で尊重されるものです。社内の業務効率が向上するように立ち回れる「デキる総務」を目指しましょう。