電子帳簿保存法が2022年1月に改正!対応点をわかりやすく解説

    国税関係の書類におけるペーパーレス化を推進する「電子帳簿保存法」。2022年1月の改正では、より一層ペーパーレス化が進めやすくなるよう、さまざまな規制緩和が盛り込まれています。

    しかし、それに伴う罰則の強化や書面での保存が認められなくなる書類があるなど、対応には注意が必要です。この記事では、 電子帳簿保存法とは何か、その施行内容や今回の改正点などについて解説 します。オフィスコンビニ型の健康社食の導入増加中!  1品100円で、24時間いつでも食事を提供できる「置き型社食︎のオフィスおかん」。  普段の食事補助だけでなく、人材定着、従業員満足度向上などの目的で全国で導入されています。 「オフィスおかん」の詳細をみる

    電子帳簿保存法とは?

    電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データとして保存する際の要件や、電子的に授受した取引情報の保存方法などについて定めた法律です。

    決算書類や各種帳簿、紙で受領した領収書などは紙での保存が原則ですが、この法律により一定の要件を満たせば電子データでの保存が可能となりました。「電子データは電子データで、紙は紙か電子データで保存する」というのが基本的な考え方です。

    ペーパーレス化やデジタル社会に向けたIT利活用を目的として、1998年に施行されました。そこから数回の改正によって、徐々に電子データ保存が認められる対象範囲の拡大や要件の緩和が行われてきました。

    2022年1月から施行される法改正では、事前承認制度の廃止やスキャナ保存後の原本廃棄可能といった要件緩和が行われ、経理の電子化・ペーパーレス化がさらに進めやすくなります。ただし、電子取引データを書面のみで保存することが認められなくなったり、不正に対しては厳しい措置が課されるようになったりと、気を付けなければならない点もあります。

    また、企業規模の大小を問わずWebやメールなどを含めた電子取引をしているすべての企業が対象となります。対応漏れが起こらないよう、保存の方法や改正のポイントをチェックしていきましょう。

    電子帳簿の保存対象3パターン

    電子帳簿の保存には電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存という3つのパターンがあり、それぞれ対象となる帳簿・書類が異なります。

    電⼦帳簿等保存

    PCを用いて作成する帳簿や書類は、電子データとして保存できます。対象となっているのは、国税関係帳簿(仕訳帳や総勘定元帳など)や決算関係書類(賃借対照表や損益計算書など)、自社がPCで作成して発行する取引関連書類(契約書や請求書など)です。

    国税関係帳簿は最も重要な書類であるため、前述の「真実性の確保」「可視性の確保」の要件をすべて満たす必要があります。そのほかの書類に関しては、一部の要件のみとされています。

    スキャナ保存

    紙でやり取りした書類は、スキャナで取り込んだりカメラ・スマートフォンで撮影したものを電子データとして保存できます。対象となっているのは紙で作成された取引関係書類です。国税関係帳簿や決算関係書類は対象ではありませんので、注意しましょう。

    スキャナ保存の要件は重要書類と一般書類に区分され、タイムスタンプの付与や検索機能の確保など11項目が設定されています。

    <区分>

    重要書類:契約書、領収書、請求書、納品書など、資金や物の流れに直結・連動する書類
    一般書類:⾒積書、注文書、検収書など、資金や物の流れに直結・連動しない書類

    <スキャナ保存の要件>

    参考:スキャナ保存の適用要件【基本的事項】|国税庁

    電⼦取引データ保存

    EメールやWeb上での電子取引で受領した取引関係書類は、電子データとして保存します。2021年12月までは書面出力による保存が可能でしたが、2022年1月以降は書面での保存が不可となり、電子取引で受領したデータは電子データとしての保存が義務付けられるようになります(2年間の猶予期間あり)。

    受信したデータはそのまま保存する必要があり、取引情報を自社システムなどに入力して保存することは認められていません。

    電子取引に関する電子データの保存にあたっては、以下の要件を満たす必要があります。

    <電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件の概要>
    ・保存システムの概要や説明書などの備え付け
    ・見読性の確保
    ・検索機能の確保
    ・次のいずれかの措置を行う

    ①タイムスタンプが付された後の授受
    ②授受後遅滞なくタイムスタンプを付す
    ③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムの利⽤
    ④訂正削除の防⽌に関する事務処理規程の備え付け

    参考:電子取引関係の適用要件【基本的事項】|国税庁

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    何が変わる?2022年1月の改正内容

    電子帳簿保存法の改正は、ペーパーレス化促進と手間の削減による業務効率化、保存場所や印刷にかかるコストの削減などを目的として行われています。今回の改正では電子帳簿保存に関する要件の緩和と、一部要件の強化が実施されています。

    この要件緩和により、多くの企業で電子帳簿保存制度が利用しやすくなると考えられます。経理業務の電子化へのハードルをさらに下げて、さらにペーパーレス化・業務効率化の推進を図っていくのが電子帳簿保存法です。

    ①事前承認制度廃止

    これまで電子帳簿等保存および書面のスキャナ保存をするためには、運用3カ月前までに税務署長へ承認申請書を提出する必要がありました。今回の改正によって事前承認制度が廃止されるため、スキャナや保存システムなどを導入したらすぐに電子保存が可能になります。

    ②タイムスタンプ要件緩和

    データの改ざんが行われていないことを証明するタイムスタンプについて、今回の改正で要件が緩和されます。緩和のポイントは3点あり、①付与期間が最長2カ月+7営業日以内へ延長、②スキャニング時の自署は不要、③訂正・削除の履歴が確認できるシステムを利用する場合、タイムスタンプは不要となります。

    ③検索要件緩和

    検索機能についても要件が緩和され、改正後は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目のみが検索機能の必須項目となります。また、税務署からのダウンロード要請に応じられるようにしておけば、検索時に範囲指定や複数項目を組み合わせられる機能は不要となります。

    ④スキャナ保存後、書面原本の破棄が可能に

    スキャナ保存後に不正・不備が発生しないよう設けられている基準のうち、「適正事務処理要件」である相互けん制、定期検査および再発防止策が廃止されます。

    この定期検査のために原本を保管しておく必要がありましたが、今後はスキャナ保存後に書面とデータが同等であると確認できれば、書面原本の破棄が可能になります。

    ⑤電子取引データの書面保存が廃止(猶予期間あり)

    ペーパーレス化促進のため、電子取引でやり取りしたデータで受領した書類を紙で保管する方法が原則として認められなくなります。電子取引データは、タイムスタンプ付与または訂正・削除の履歴が確認でき、かつ検索機能が確保できる状態で保存しなければなりません。

    ただし書面保存の廃止には2年間の猶予期間が設けられ、引き続き紙での保存も可能とされています。

    ⑥不正に対しては厳しい措置

    事前承認制度の廃止や保存要件の緩和が行われる代わりに、不正に対しては重加算税+10%という厳しい措置が適用されるようになります。

    重加算税とは、意図的な隠ぺいや仮装など虚偽申告が行われた場合に、基礎となる税額に対して課せられる附帯税のことです。過少申告や不納付の場合は35%、無申告の場合は40%の税率となっていますが、電子保存された事項に対して不正行為が発覚した場合、通常の重加算税からさらに10%加重されます。

    【パターン別】改正点の要点まとめ

    電子帳簿保存法の改正点を保存対象のパターンごとにまとめると、以下のようになります。

    電子帳簿等保存

    ・税務署長への事前承認制度廃止
    ・保存要件が大幅に緩和される
    ・改正前の保存要件を満たすものは「優良な電子帳簿」となり、届出を行っておけば申告漏れがあった場合の過少申告加算税が5%に軽減される

    なお、「優良な電子帳簿」とその他の電子帳簿の要件は以下のようになっています。

    参照:はじめませんか、帳簿書類の電子化|国税庁

    スキャナ保存

    ・税務署長への事前承認制度廃止
    ・適正事務処理要件(相互けん制・定期検査・再発防止策)の廃止
    ・タイムスタンプ付与までの期間が2カ月+7営業日以内に
    ・上記期間内に訂正・削除の履歴が確認できるシステム上に保存する場合、タイムスタンプが不要に
    ・スキャニング時の自署は不要に
    ・検索項目が取引年月日・取引金額・取引先の3項目に

    電子取引データ保存

    ・電子取引データを紙に印刷して保存することは原則不可に(ただし2年間の猶予期間あり)
    ・電子データのまま訂正・削除履歴が残る形で、検索要件などを満たして保存する必要がある
    ・タイムスタンプ付与までの期間が2カ月+7営業日以内に
    ・上記期間内に訂正・削除の履歴が確認できるシステム上に保存する場合、タイムスタンプが不要に
    ・検索項目が取引年月日・取引金額・取引先の3項目に
    ・税務署のダウンロード要請に応じる場合、基準期間の売上高1000万円以下の事業者はすべての検索要件が不要に

    改正点に対応する際の注意点

    改正後の電子帳簿保存法に対応する際には、気を付けなければならない点がいくつかあります。

    手書きの帳簿は対象外

    帳簿や決算関係書類に関しては、手書きのものは電子保存の対象外です。PCで作成したものであっても、手書きによる追記があると対象外となりますので注意が必要です。

    スキャン保存時の注意点

    スキャン保存をする場合、資金や物の流れに直結・連動する重要書類はグレースケール(白黒)ではなくカラーでのスキャンしなければなりません。また、書類のサイズが大きいときは、縮小コピーをするのではなくそのままの大きさで複数回に分けてスキャンする必要があります。

    スキャンデータ+紙での保存が必要になる場合も

    受領から2カ月+7営業日の入力期間のうちにタイムスタンプ付与、もしくは要件を満たすシステムへの保存ができなかった場合や、読み取った書類がプリンターの最大出力よりも大きい場合は、電子データだけでなく紙の原本を保存しておく必要があります。

    保存環境にも注意

    電子データの保存期間は、紙書類と同じく確定申告書の提出期限より7年間とされており、この期間中にデータが破損することなく保管できる環境も必要です。たとえばPC内のHDDやSSDだけに保管していると誤って削除してしまったり、老朽化によってデータが破損してしまう可能性があります。

    法律上はバックアップを取ることが求められているわけではありませんが、トラブルによりデータが破損・紛失してしまわないように、クラウドストレージを活用するなどの対策を講じておくべきだといえるでしょう。

    改正に対応しているクラウドサービス

    電子データを保管する際は、クラウドサービスを活用すると便利です。今回の電子帳簿保存法改正に対応しているクラウドサービスをいくつかご紹介しますので、導入時の参考にしてみてください。

    法改正への対応部分は永年無料!データ保管に|LayerX

    「LayerX 電子帳簿保存」は株式会社LayerXが運営するクラウドサービスです。スキャナ保存・電子取引データともにタイムスタンプの付与が可能で、システム上での訂正履歴を確認することもできます。タイムスタンプを付与したデータはサービス上から削除できない仕組みとなっており、改正法の求める要件に対応しています。アップロードできるデータは現在PDFのみですが、今後画像データにも対応予定となっています。

    改正電子帳簿保存法へ対応するために必要な部分は、永年無料で提供されているのが大きな特徴です。無料プランはユーザー数やアップロード数に制限があるため、不足する場合は有料のプロフェッショナルプランへ移行する必要がありますが、初めてクラウドサービスを使って電子データの保管を行う企業にとっては魅力的なサービスだといえるでしょう。

    URL:https://www.layerx.jp/denshichobo

    弁護士監修で安心の電子契約サービス|クラウドサイン

    「クラウドサイン」は、弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービスです。契約作業がオンライン上だけで完結し、契約書は電子取引データとして保管しておけるシステムとなっています。即日タイムスタンプ付与や訂正・削除の履歴確認も可能で、改正法にも対応しています。

    弁護士監修で、電子署名法が定める「電子署名」に該当すると法務省・デジタル庁から認められているので安心です。導入・運用支援体制が整っており、大企業からベンチャー企業まで30万社以上の導入実績があるのも強みです。

    URL:https://www.cloudsign.jp/

    全面的なデジタル化もスムーズに対応可能|マネーフォワード クラウド

    「マネーフォワード クラウド」は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウドサービスです。電子取引データを自動でクラウド上に保存したり、スキャン保存した書類から検索要件に必要な情報を自動でデータ化したりと、改正法へスムーズに対応できます。電子データ保存の要件が備えられている「クラウドBox」は、無料で容量・人数ともに無制限で利用可能です。

    領収書や請求書、確定申告などに応じたツールが用意されており、それぞれ改正法に対応しているため、データ保管の環境を整えるだけでなく全面的に帳簿の電子化をしたい企業にも適しています。

    URL:https://biz.moneyforward.com/

    累計導入社数No.1!領収書・請求書の保存に|楽楽精算

    「楽楽精算」は、株式会社ラクスが提供する経費精算システムです。楽楽精算は、電子帳簿保存法の対象である書類の中でも領収書・請求書の保存ができます。スキャナ保存・電子取引データともに可能で、タイムスタンプ付与や検索要件など改正法の求める要件を備えた、JIIMA(電子帳簿保存法スキャナ保存ソフト法的要件認証)取得システムなので安心して使えます。

    専用アプリから領収書を撮影するだけで自動データ化できる機能や、受領した請求書の支払い管理など、経費精算に便利な機能を多数備えています。中堅・中小企業からの支持を集め、導入者数は累計9000社以上でNo.1となっています。導入実績に基づいた高いサポート力も魅力のひとつです。

    URL:https://www.rakurakuseisan.jp/

    この機会にペーパーレス化の推進を!

    今後、ペーパーレス化の流れはより一層大きくなっていくと考えられます。2022年1月の電子帳簿保存法改正は、その流れにおける大きな一歩だといえるのではないでしょうか。デジタルトランスフォーメーションが進む経済社会において自社がさらに発展していけるよう、この機会に全面的なペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。

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